Debitorenbuchhaltungsbetrug: Wie man ihn erkennt und damit umgeht

Dieser Blog wurde ursprünglich im Mai 2022 veröffentlicht und im Oktober 2024 mit weiteren Informationen über Debitorenbuchhaltungsbetrug aktualisiert, einschließlich neuer Arten von Betrugsschemata, aktualisierter Erkennungsmethoden und mehr.

Unternehmen, von denen die überwiegende Mehrheit kleine und mittelständische Unternehmen sind, können in den USA jedes Jahr Milliarden von Dollar durch Betrug verlieren, insbesondere durch Betrug in der Debitorenbuchhaltung, der von Mitarbeitern verursacht wird. Betrüger nutzen das Vertrauen, das sie aufgebaut haben, und nutzen ihren beruflichen Status, um sich an Machenschaften zu beteiligen.

Wenn Sie Forderungsbetrug nicht erkennen und bekämpfen, kann dies Ihrem Unternehmen finanzielle Schäden zufügen. Schlimmer noch: Es schadet dem Ruf Ihres Unternehmens und schädigt Ihre Kundenbeziehung. Darüber hinaus drohen allen Personen, die an betrügerischen Aktivitäten beteiligt sind, zivil- und strafrechtliche Konsequenzen. Außerdem müssen Sie möglicherweise eine externe PR-Firma beauftragen, um die Krise zu überstehen.

In diesem Artikel werden die Arten von Debitorenbuchhaltungsbetrug untersucht, wie man ihn erkennt, verhindert und beseitigt und welche Best Practices für das Betrugsmanagement gelten.

Was ist Debitorenbetrug?

Debitorenbuchhaltungsbetrug bezieht sich auf die illegale Manipulation oder Falschdarstellung der Buchhaltungsunterlagen im Zusammenhang mit der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens, die den Geldbetrag darstellt, den das Unternehmen von seinen Kunden schuldet.

Diese Art von Betrug kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, z. B. durch die Erstellung fiktiver Rechnungen, um die Verkaufszahlen aufzublähen, die Umleitung von Kundenzahlungen auf persönliche Konten oder die Anwendung von Zahlungen auf falsche Konten, um den Diebstahl zu verschleiern. Ziel ist es oft, das Erscheinungsbild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens zu verbessern, indem die Einnahmen aufgebläht, Gelder veruntreut oder andere betrügerische Aktivitäten vertuscht werden.

Die Aufdeckung und Verhinderung dieser Form von Betrug erfordert eine sorgfältige Aufsicht, einschließlich regelmäßiger Audits und robuster interner Kontrollen, um die Richtigkeit und Legitimität der im Debitorenbuchhaltung ausgewiesenen Transaktionen und Salden zu überprüfen.

Laut dem 25. Annual Global CEO von PWC"sind CEOs am meisten über Cyberrisiken besorgt (49 %). CEOs im Fertigungs- und Konsumgütersektor gaben an, dass sie weniger besorgt über die Cybersicherheit sind (40 % bzw. 39 %).

Das Risiko von Cyberbedrohungen kann sich negativ auf Unternehmen auswirken, indem es das Endergebnis und den Ruf schädigt, die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen beeinträchtigt, Innovationen und Verkäufe erstickt und vieles mehr. Außerdem spüren CEOs den Druck, ständig erstklassige Ergebnisse zu erzielen. Die Bedrohung durch Betrug und Cybersicherheitsrisiken erhöht den Stress, starke Umsätze und Wachstum zu gewährleisten.

Einige Unternehmen legen dar, was zur Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz erforderlich ist, da die Cybersicherheit eine Bedrohung darstellt. Von der Einstellung von Chief Information Security Officers bis hin zur Berücksichtigung der Cybersicherheit bei wichtigen Entscheidungen können CEOs die Zahl der Schwachstellen in ihren Unternehmen verringern.

Interessanterweise haben einige Unternehmen ihr Betrugsrisiko nie bewertet, was zu viel Spielraum für Finanzkriminalität lässt. Bestechung, Cyberkriminalität und Korruption machen die meisten Wirtschaftsverbrechen aus, dahinter stehen Buchhaltungs- und Beschaffungsbetrug. Angesichts der zunehmenden regulatorischen Herausforderungen sollte die Sicherung und der Schutz des Debitorenbuchhaltung-Ökosystems oberste Priorität haben.

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Laut der AFP® Payments Fraud and Control Survey 2021:

• 65 % der Treasury- und Finanzexperten sind der Meinung, dass die COVID-19-Pandemie für den Anstieg des Zahlungsbetrugs in ihren Unternehmen verantwortlich ist.
• Im Jahr 2020 waren 74 % der Unternehmen Ziel von Zahlungsbetrug. Schecks und elektronische Überweisungen waren im Jahr 2020 am stärksten von Betrugsaktivitäten betroffen. Glücklicherweise gibt es immer weniger Schecksysteme.
• Business Email Compromise (BEC) ist bei 62 % der Unternehmen nach wie vor der Grund für versuchten oder tatsächlichen Zahlungsbetrug.
• Kleine Unternehmen können aufgrund des geringeren Personals, der begrenzten Technologie und des Mangels an Best Practices für das Betrugsmanagement häufiger von Buchhaltungsbetrug betroffen sein als Unternehmen.

Lassen Sie uns die häufigsten Arten von Debitorenbuchhaltungsbetrug untersuchen, die sich allesamt negativ auf den Umsatz auswirken.

AR-Betrug durch Mitarbeiter

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie neue Mitarbeiter einstellen, sollten Sie wachsam werden, wenn es darum geht, interne betrügerische Machenschaften zu erkennen und zu verhindern, insbesondere im Zusammenhang mit fiktiven Debitorenbuchhaltung. Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, wie einige versuchen könnten, die Debitorenbuchhaltung zu manipulieren:

Falsche Aussagen

Kontoauszugsrevisionen erfolgen, wenn ein Mitarbeiter einfache Änderungen an den Kontoauszügen Ihres Unternehmens vornimmt, um das gestohlene Geld zu verbergen. Wer die Kontoauszüge überprüft, wird nicht erkennen, dass dem Unternehmen Geld entzogen wurde, da es sich in der Regel um geringfügige Diebstähle handelt. Wenn Sie keine bewährten Verfahren zur Betrugsbekämpfung anwenden, erfahren Sie möglicherweise nichts von dem Diebstahl.

Skimming prüfen

Dies ist ein klassisches Betrugsschema. Ein Debitorenbuchhaltung-Mitarbeiter nimmt einen eingehenden Scheck von einem Konto, löst ihn ein und zahlt ihn auf sein Bankkonto ein. Sie vertuschen ihre Straftat durch die Abwendung von Mahnungen und Kontoauszügen.

Phishing von Kundendaten

Mitarbeiter können wissentlich oder unwissentlich gegen Kundendaten verstoßen, was Ihr Unternehmen einem Betrugsrisiko aussetzen und zu Unzufriedenheit und Vertrauen der Kunden führen kann.

Fiktive Konten und Verkäufe

Das Management, Führungskräfte oder sogar leitende Angestellte können fiktive Kundenkonten und Umsätze erstellen, um Ihr Unternehmen sehr profitabel erscheinen zu lassen. Warum? Weil man dadurch höhere Boni erhält. Wenn Vertriebsmitarbeiter nach Umsatz und nicht nach Einnahmen bezahlt werden, können sie mit einem Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung zusammenarbeiten, um betrügerische Verkäufe zu ermöglichen.

Zwangsausgleich

Wenn ein Kunde seine Rechnung bezahlt, kann ein Mitarbeiter diese als bezahlt verbuchen, aber er zahlt keine Einzahlung auf das Bankkonto Ihres Unternehmens ein. Sie behalten das Geld entweder oder teilen es mit einem Dritten. Der Mitarbeiter erstellt eine Fehleinschätzung, um zu zeigen, dass keine Einzahlung getätigt wurde.

Betrügerische Abschreibungen

Ein Mitarbeiter erstellt betrügerische Abschreibungen, indem er einem Konto einen Rabatt, eine Retoure oder eine andere Art von Abschreibung gutschreibt. Es wird auch verwendet, um frühere Straftaten wie Läppen und Abschöpfen zu vertuschen.

Läppen und Kiten

Was ist Läppen? Es ist einer der am häufigsten begangenen Betrügereien in der Buchhaltung. Ein Debitorenspezialist oder -manager fälscht AR-Datensätze, um den Diebstahl von Bargeld zu verschleiern. Dies geschieht, indem die Zahlung von einem Kunden auf einen anderen umgeleitet wird, um die Forderung aus dem ersten Konto auszugleichen. Da es eine konstante Fluktuation von bezahlten älteren Konten gibt, sieht das Lapping-Schema nicht so verdächtig aus.

Kiting hingegen liegt vor, wenn ein Mitarbeiter Geld stiehlt und es vor Jahresende von einem Bankkonto auf ein anderes überweist. Der Anstieg während des Transports ist im ersten Jahr zu verzeichnen, der Rückgang im zweiten Jahr.

Umleitung von Zahlungen

Dabei wird eingehendes Bargeld von alten oder langsam zahlenden Konten umgeleitet. Wenn Ihr Unternehmen uneinbringliche Konten abschreibt, kann ein Mitarbeiter alle erhaltenen Gelder behalten, da eine Debitorenbuchhaltung für das Geld nicht in Ihren Büchern steht.

Skimming von Rückerstattungen

Was ist Skimming in der Buchhaltung? Betrug liegt vor, wenn ein Mitarbeiter Rückerstattungen einbehält, die für Kunden bestimmt sind, die zu viel bezahlt haben.

Extern begangener AR-Betrug

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, wird es anfälliger für externe betrügerische Aktivitäten. Hier sind einige externe Schemata, auf die Sie achten sollten:

Betrug prüfen

Obwohl Unternehmen die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung und die Online-Zahlungsabwicklung eingeführt haben, erstellen Betrüger immer noch identische, gefälschte Schecks oder fälschen echte.

Kreditkarten-Betrug

Kreditkartenbetrug kommt im B2B- und B2C-Bereich vor. Kriminelle fälschen entweder die Unterschrift eines Kunden für Einkäufe und Zahlungen oder hacken sich in Systeme, um an Kreditkarteninformationen zu gelangen.

E-Mail-Phishing

Unternehmen sind mit E-Mail-Phishing nur allzu vertraut. Dabei handelt es sich um ein gängiges Betrugsschema, bei dem jemand ohne Wissen eines Kunden illegale Einkäufe unter Verwendung seiner Kreditkartennummer tätigt.

Gefälschte Rücksendungen und Rabatte

Gefälschte Rücksendungen und Rabatte treten auf, wenn jemand Produkte mit der Absicht kauft, sie sofort zurückzugeben, um Bargeld zu sichern. In einigen Fällen können die Artikel gestohlen werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter an diesem Programm beteiligt sind.

Produktumleitung

Bei der Produktumlenkung geht es um den Verkauf von Produkten, meist Massenartikeln, außerhalb oder über normale Vertriebskanäle. Das ist bei High-End-Schönheitsprodukten üblich. Um den Betrug zu vervollständigen, können Lager als illegale Schaufenster fungieren.

Skimming von Drittanbietern

Forderungen gegenüber Dritten entstehen, wenn ein Unternehmen mit einem "Dritten" zusammenarbeitet, um alte Schulden einzutreiben. Es scheint, als hätten sich die Kunden in den meisten Fällen in Luft aufgelöst. Ihre E-Mails werden zurückgesendet, Anrufe werden nicht beantwortet usw. Ihr Firmenname wird nicht mehr verwendet, sobald Konten bei einem Debitorenbuchhaltungsdienst eines Drittanbieters platziert wurden. Dies öffnet die Tür für Diebstähle, bei denen genügend Bargeld mitgenommen werden kann, ohne Verdacht zu erregen.

Wie wirken sich betrügerische Aktivitäten auf den Debitorenbuchhaltung-Zyklus aus?

Da das Betriebskapital an die Cashflow-Berichterstattung gebunden ist, ist es sehr anfällig für Betrug. Sie sollten nach Warnsignalen Ausschau halten. Zum Beispiel sollte das Working Capital Management die Überprüfung des Debitorenbuchhaltung-Zyklus umfassen, um sicherzustellen, dass es nicht zu einer Veruntreuung kommt. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie die Kosten abschreiben.

Wenn Sie Ihre Debitorenbuchhaltung nicht konsequent überwachen, können Ihnen betrügerische Aktivitäten entgehen. Dies kann zu einer Vielzahl von Abschreibungen führen, die der finanziellen Lage und dem Ruf Ihres Unternehmens schaden können. Durch proaktives Vorgehen bei Ihrer Debitorenbuchhaltung können Sie alle potenziellen Bedrohungen abwehren. Bedenken Sie, dass CEOs unter dem Druck stehen, Ergebnisse vorzulegen. Wenn das Endergebnis eines Unternehmens leidet, kann dies Auswirkungen auf die gesamte Organisation haben.

Es mag nicht einfach sein, Betrug in der Debitorenbuchhaltung zu erkennen, aber hier sind einige Dinge, die auf Ihrer Betrugscheckliste stehen sollten:

• Abweichungen bei Bankeinlagen und -buchungen.
• Kundenbeschwerden über den Erhalt von Benachrichtigungen über verspätete Zahlungen.
• Mitarbeiter, die sich weigern, neue Mitarbeiter zu schulen, Verantwortung zu teilen oder PTO nicht in Anspruch nehmen wollen.
• Übermäßige Rabatte, Rücksendungen, Stornierungen oder andere plötzliche Aktivitäten.
• Erhöhung der Mitarbeitererstattungen oder Spesenpositionen.
• Neue Aktivität auf einem Geschäftsbankkonto, das seit einiger Zeit inaktiv ist.
• Nicht autorisierte Verkäufe und höhere als normale Einnahmen.

Worauf achten Wirtschaftsprüfer bei der Debitorenbuchhaltung?

Denken Sie daran, dass ein Prüfer Betrug anhand dieser Ziele feststellen und aufdecken kann:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Bilanz die Debitorenbuchhaltung richtig widerspiegelt.
• Erkundigen Sie sich nach Ihren Betrugsmanagementpraktiken und stellen Sie geeignete Maßnahmen sicher, um den Missbrauch von Bargeld und Schecks zu verhindern.
• Überprüfen Sie die Rückerstattungsaufzeichnungen, um festzustellen, ob zurückgegebene Artikel korrekt verbucht wurden oder nicht.

Verfahren zur Prüfung der Debitorenbuchhaltung

Sobald die Ziele festgelegt sind, beginnt der Auditprozess. Hier sind einige Verfahren, die mit einem Debitorenbuchhaltung-Audit verbunden sind:

Kundenaufträge analysieren

Ihr Prüfer vergleicht die von Ihnen versandten Rechnungen mit den Kundenaufträgen und überprüft, ob die Dokumente übereinstimmen oder nicht. Gibt es Abweichungen zwischen den Zahlen, deutet dies darauf hin, dass Forderungen falsch erfasst wurden.

Bestätigung von Forderungen

Ein Prüfer wird sich mit Ihren Kunden in Verbindung setzen, um unbezahlte Debitorenbuchhaltung am Ende eines Berichtszeitraums zu bestätigen und die von Ihnen erfasste Debitorenbuchhaltung zu überprüfen. Der Prozess besteht darin, Kunden mit hohen ausstehenden Salden, dann solche mit überfälligen Rechnungen und schließlich Kunden mit kleinen Forderungen zu überprüfen.

Überprüfung von Bareinnahmen

Der Prüfer wird nach Kundenzahlungen suchen, wenn er die Forderungen mit Ihren Kunden nicht bestätigen kann. Wenn Kunden per Scheck bezahlen, fragt der Wirtschaftsprüfer nach Scheckkopien. Der nächste Schritt besteht darin, sich mit ihnen zu bestätigen, indem Sie die Banktransaktionen überprüfen oder sich direkt an die Bank wenden.

Die obige Liste ist ein Beispiel dafür, worauf ein Wirtschaftsprüfer bei der Prüfung der Debitorenbuchhaltung achtet. Wenn "rote Flaggen" erscheinen, kann gegen Ihr Unternehmen ermittelt werden. Diejenigen, die in illegale Aktivitäten verwickelt sind, können strafrechtlich verfolgt werden.

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Wie kann Debitorenbetrug verhindert werden? Durch die Erstellung von Best Practices für das Betrugsmanagement, einschließlich der Identifizierung von Schwachstellen in Ihren Buchhaltungspraktiken. Wenn Sie beispielsweise ein Kleinunternehmer sind und nur eine Person für die Debitorenbuchhaltung verantwortlich ist, lässt dies die Tür für potenziellen Betrug offen. Es lohnt sich, auf lange Sicht zusätzliches Personal in den Bereichen Buchhaltung und Debitorenbuchhaltung einzuplanen. Auch einige Unternehmen können mehr Buchhaltungspersonal gebrauchen. Wie bei allem im Finanzwesen müssen Sie für Checks and Balances sorgen.

Hier sind einige Möglichkeiten, um Debitorenbuchhaltungsbetrug zu verhindern:

Bewerten Sie die Einstellungspraktiken

Ihre Einstellungspraxis kann Hintergrundüberprüfungen umfassen, um potenzielle Geheimnisse aufzudecken, die Kandidaten möglicherweise zu verbergen versuchen. Fragen Sie außerdem nach mindestens drei Referenzen, am besten von ehemaligen Chefs oder Kollegen.

Seien Sie sich bewusst, was in der Arbeitsumgebung passiert

Wenn Sie Läppungsschemata und andere Buchhaltungsbetrügereien aufdecken wollen, müssen Sie und Ihr Managementteam auf Ihr Debitorenbuchhaltungsteam achten. Einige Mitarbeiter begehen Finanzverbrechen und Betrugspläne, weil sie verzweifelt sind. Wenn jemand verzweifelt erscheint oder offen über seine Probleme spricht, sei unterstützend und frage, wie du helfen kannst. Überstunden zu machen, zusätzliche Freizeit zu bekommen, um ihr Problem zu lösen, oder einen Vorschuss auf ihren Gehaltsscheck zu erhalten, kann ihren finanziellen Druck lindern. Wenn Ihr Unternehmen ein Wellness-Leistungspaket anbietet, können Sie in Erwägung ziehen, eine "Finanzberatung" hinzuzufügen.

Verantwortlichkeiten definieren

Skizzieren Sie Benutzerrollen und Zugriffsrechte, Genehmigungsprozesse und andere Richtlinien. Erwägen Sie, Prozessverantwortliche zu haben, die Aufgaben ausführen, die Integrität des Betriebs sicherstellen und alles Außergewöhnliche in Frage stellen können. Sie können auch erwägen, Buchhaltungsfunktionen auf mehrere Mitarbeiter aufzuteilen, einschließlich der folgenden:

• Collections
• Kundenservice
• Einlagen
• Invoicing

Bemerken Sie Verhaltensänderungen

Wie gut kennen Sie Ihre Mitarbeiter? Wenn Sie oder Ihr Debitorenbuchhalter nicht aufpassen, können Sie Hinweise wie eine Änderung der Einstellung oder ein Fahrzeug-Upgrade übersehen. Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, PTO zu nehmen, einen anderen Mitarbeiter nicht teilt oder schult oder zu eng mit Kunden verbunden ist, untersuchen Sie, was vor sich geht.

Schließen Sie eine Versicherung gegen potenziellen Betrug ab

Selbst mit den besten Praktiken des Betrugsmanagements kann es zu Betrug kommen. Erwägen Sie den Abschluss einer Versicherung, da diese die Kosten für die Deckung illegaler Mitarbeiteraktivitäten senken kann. Fragen Sie einen Versicherungsvertreter nach einer Kriminalversicherung, um das Unternehmensvermögen vor potenziellem Fehlverhalten der Mitarbeiter zu schützen. Tun Sie alles, was Sie können, um das Risiko für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und ethische Mitarbeiter zu reduzieren.

Bieten Sie kontinuierliche Aus- und Weiterbildung an

Wie begeht man Debitorenbetrug? Es ist ganz einfach ohne obligatorische Aus- und Weiterbildung, insbesondere für das Management. Unternehmen verlangen Cybersicherheitsschulungen, daher ist es sinnvoll, Betrug in der Debitorenbuchhaltung einzubeziehen. Je besser die Mitarbeiter über Betrügereien und deren Erkennung informiert sind, desto besser fühlen sie sich bei der Meldung verdächtiger Aktivitäten. Richten Sie ein System (Hinweisgeber-Hotline) ein, damit Mitarbeiter potenzielle Betrugsfälle anonym melden können.

Stempelschecks "nur für Einzahlung"

Schecks sollten mit dem Vermerk „Nur zur Einzahlung“ versehen sein und Kunden, die bar bezahlen, sollten ihre Zahlungen direkt in ein sicheres Schließfach einzahlen. Gleichen Sie Bareingänge ab und senden Sie Kunden regelmäßig Kontoauszüge. Erstellen und implementieren Sie weitere Verfahren, um Betrug zu erschweren.

Nutzen Sie Technologie, um Betrug zu minimieren

Wenn Ihr Unternehmen digitale Zahlungen akzeptiert, müssen Sie über Sicherheit verfügen, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen. Sie können Verschlüsselung und Token für die Datenanalyse verwenden, um Anomalien zu erkennen und potenziellen Debitorenbuchhaltungsbetrug zu vermeiden. Fragen Sie Ihren Bankvertreter oder Händlerverarbeiter nach den Richtlinien und Verfahren zur Betrugsbekämpfung sowie nach den Tools, die in ihren Cash-Management-Diensten enthalten sind. Sie können diese verwenden, um Diebstahl zu verhindern, z. B. gestohlene Kreditkarteninformationen und andere schändliche Aktivitäten.

Zusammenarbeit mit einem externen Prüfer

Große und mittelständische Unternehmen arbeiten mit externen Wirtschaftsprüfern zusammen, und das sollten auch kleine Unternehmen tun. Ein Wirtschaftsprüfer kann nicht nur die Finanzen Ihres Unternehmens prüfen, sondern auch Ihre Fragen zur Betrugserkennung und -prävention beantworten. Durch Ihre Gespräche und Prüfungen können Sie unbeabsichtigte Fehler, Ineffizienzen und vorsätzlichen Betrug aufdecken.

Buchhaltungsbetrug kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten. Es kann auch Ihrem Debitorenbuchhaltung-Prozess schaden und Ihren Ruf schädigen, weshalb Prävention und Sicherheit im gesamten Debitorenbuchhaltung-Zyklus oberste Priorität haben müssen. Glücklicherweise kann Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung dazu beitragen, einige Risiken zu mindern. Die Führungskräfte müssen jedoch Zeit und Geld in Technologien investieren und das Personal aus- und schulen, da dies dazu beitragen kann, Betrug während des Debitorenbuchhaltung-Prozesses zu verhindern.

Denken Sie schließlich daran, dass betrügerische Systeme Kunden auf vielen Ebenen beeinträchtigen können, von gestohlenen Informationen bis hin zu Zahlungen. Sobald Sie ihr Vertrauen verlieren, beginnen sie möglicherweise, Geschäfte mit Ihren Konkurrenten zu machen. Das willst du doch nicht, oder? Stellen Sie sicher, dass die Debitorenbuchhaltung Ihres Unternehmens sicher ist, indem Sie noch heute Best Practices für das Betrugsmanagement implementieren.

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