Die 10 besten Strategien der Debitorenbuchhaltung zur Förderung des finanziellen Wachstums

Unternehmen und ihre Buchhaltungsabteilungen sind weiterhin von der Pandemie in einer Weise betroffen, die niemand hätte vorhersagen können. Unternehmen sind auf Remote-Arbeit umgestiegen und vollziehen den Übergang von manuellen Prozessen zur Automatisierung schneller als je zuvor. Da Unternehmen ihre Pläne, Strategien und Ziele neu ausrichten und ändern mussten, planen die Buchhaltungs- und Finanzteams für zukünftige Herausforderungen.

Erwägen Sie, diese Debitorenbuchhaltungsstrategien in Ihre Debitorenbuchhaltungs-Planungsaktivitäten zu implementieren, um Ihr Unternehmen für den Erfolg zu positionieren.

Wann haben Sie das letzte Mal Ihre Debitorenbuchhaltungsprozesse (Debitorenbuchhaltung)evaluiert? Vielleicht möchten Sie Ihre Richtlinien, Verfahren und Prozesse jetzt überprüfen und dies weiterhin jährlich tun. Sie können zum Beispiel nach Möglichkeiten suchen, den Geldverlust, den Sie verlieren könnten, zu minimieren, indem Sie Ihren Kunden alternative Zahlungsformen anbieten. Ein Beispiel wäre, dass, wenn ein Kunde über Automated Clearing House (ACH) bezahlt, Sie möglicherweise eine Kreditkarte hinterlegt haben möchten, um seine Rechnung zu bezahlen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Höhe der Forderungsausfälle zu minimieren.

Die beste Debitorenbuchhaltung besteht darin, Forderungen zu verfolgen, bevor sie überfällig werden und Cashflow-Probleme verursachen. Wenn Konten in Verzug geraten, muss Ihr Inkassoteam die Zahlungen schnell einziehen.

Wenn Schulden über einen längeren Zeitraum nicht beglichen werden, ist die Chance auf die Eintreibung Ihrer Forderungen gering. Um das Sammeln von Konten sicherzustellen, senden Sie Erinnerungen per E-Mail, Post und Telefon. Holen Sie sich eine Zusage von Kunden, wann Sie eine Zahlung erwarten und wie viel und wann alle Beträge bezahlt werden.

In Anlehnung an die "Überprüfung säumiger Konten" können Sie analysieren, wie viel Zeit Ihre Inkassoabteilung damit verbringt, säumige Konten zu verfolgen und einzutreiben. Wenn die Konten wirklich alt sind und es unwahrscheinlich ist, dass kein Geld eingezogen wird, kann der Verkauf von Forderungsausfällen an ein externes Inkassobüro kostengünstiger sein. Zahlen Sie jedoch nur ein paar Cent pro Dollar, um diese Konten zu kaufen. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen, da die Abschreibung von Debitorenbuchhaltung in bestimmten Situationen effektiver sein kann.

Besprechen Sie mit der Debitorenbuchhaltung und dem Steuerberater Ihres Unternehmens, ob die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen sinnvoller ist als der Verkauf von Forderungen.

Daten sind eine Debitorenbuchhaltungsstrategie, die Sie nicht länger ignorieren können. Sobald Sie Kundenadressen eingegeben und Kreditlimits, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Rückgaberichtlinien und andere relevante Bedingungen zugewiesen haben, müssen diese genau nachverfolgt und in Ihrem Abrechnungs- und Inkassosystem widergespiegelt werden.

Ein schneller Zugriff auf Daten kann Ihnen helfen, die Richtigkeit Ihrer Kundenkonten sicherzustellen. Ungenaue Kundenadressen können beispielsweise dazu führen, dass Rechnungen an den falschen Ort geschickt werden, was zu verspäteten oder gar keinen Zahlungen führt. Natürlich kann der Einsatz von Rechnungsautomatisierung dieses Problem lindern.

Durch die Zentralisierung der Stammdaten und die regelmäßige Überprüfung der Kundenkonten können Sie Unstimmigkeiten wie unangemessene Kreditlimits und Zahlungsbedingungen erkennen. Um diese und andere Probleme zu vermeiden, aktualisieren und prüfen Sie die Kundendaten umgehend. Machen Sie das Sammeln und Analysieren von Daten künftig zu einem Teil Ihrer Debitorenbuchhaltung.

Die Aufrechterhaltung eines soliden Cashflows ist für Unternehmen aller Branchen unerlässlich. Seit März 2020, als die Pandemie ausbrach, verzeichneten die Unternehmen einen Rückgang der Einbringlichkeit ihrer Forderungen, des Zahlungsversprechens und der vollständigen Zahlung um 38, 12 bzw. 13 Prozent. Darüber hinaus haben Unternehmen ihre Remote-Teams vergrößert und verwaltet. Daher müssen Unternehmen über eine solide Inkassostrategie verfügen, um einen gesunden Cashflow sicherzustellen. Durch eine verbesserte Kundenkommunikation können Sie dafür sorgen, dass die Debitorenbuchhaltung im Mittelpunkt steht.

Der Einsatz von Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung bietet Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Effizienz, Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit zu steigern. So können Kunden beispielsweise schnelle Zahlungserinnerungen erhalten, Rechnungen bequem bezahlen, Kontostände überprüfen und Korrespondenz initiieren. Die Fokussierung auf die Verbesserung der Kundenbeziehungen kann die Kundenbindung langfristig stärken und zu schnelleren B2B-Zahlungen führen.

Das Anbieten flexibler Zahlungsoptionen muss Teil Ihrer Debitorenstrategie sein. Schließlich möchten Sie schneller bezahlt werden und einen gesunden Cashflow aufrechterhalten. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren.

Genauigkeit und Lieferung der Rechnungsstellung 

Wenn Sie Ihre Rechnungen über den USPS versenden, haben Sie vielleicht bemerkt, dass die Post langsamer geworden ist, was bedeutet, dass Ihre Kunden sie möglicherweise nicht sofort erhalten. Aus diesem Grund fördern viele Unternehmen die Einführung von eRechnungsstellung und Zahlungen über Debitorenbuchhaltung. Warum? Denn manuelle Prozesse können zu Fehlern führen. Die Genauigkeit der Rechnung kann sich auf die Zahlungsfristen und -kosten auswirken, da die Mitarbeiter möglicherweise Stunden damit verbringen, Fehler zu korrigieren.

Zahlungsoptionen

Unternehmen müssen neben den Zahlungsbedingungen auch die Zahlungspräferenzen ihrer Kunden berücksichtigen. Diese Debitorenbuchhaltungsstrategie kann nicht ignoriert werden, da die Stundungen seit März 2020 um 22 Prozent gestiegen sind. Beachten Sie, dass einige Kunden möglicherweise zusätzliche Zeit oder spezielle Zahlungsbedingungen für einen kurzen Zeitraum benötigen. Sie können beispielsweise einem Kunden erlauben, mit Kreditkarte zu bezahlen, wenn er per Automated Clearing House (ACH) bezahlt. Dies verschafft Ihrem Kunden nicht nur zusätzliche Zeit, sondern sichert auch Ihre Zahlung. Wenn Sie Ihren Kunden einen Zahlungsplan anbieten, stellen Sie sicher, dass dieser automatisiert ist, damit der Zahlungsprozess reibungslos und nahtlos abläuft.

Im Hinblick auf Strategien zur Debitorenbuchhaltung wird die Überprüfung der Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden sowie Ihres Kreditgenehmigungs- und -verwaltungsprozesses in den kommenden Jahren von entscheidender Bedeutung sein. Warum? Denn bei manchen Kunden kann es zu Liquiditätsengpässen kommen, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken können.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Ihre Kreditrisikomanager den Druck spüren, mehr und bessere Kreditentscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund implementieren Unternehmen zunehmend Debitorenbuchhaltung-Automatisierungslösungen für Kreditanträge und Kreditmangement. Sie können Ihnen nicht nur dabei helfen, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen, sondern helfen auch bei der Überwachung Ihrer Kunden und der Benachrichtigung über wichtige Kreditereignisse. Automatisierungslösungen sind eine großartige Möglichkeit, über Kreditänderungen auf dem Laufenden zu bleiben und das Risiko zu reduzieren.

Wenn Sie Zahlungen erhalten, verarbeiten und wenden Sie sie korrekt an, den richtigen Kunden und die richtigen Rechnungen. Ist dies nicht der Fall, können Streitigkeiten oder Probleme, die später auftreten, schwer zu lösen sein. Zahlungen sollten so schnell wie möglich gebucht werden, um zu wissen, welche Konten aktuell und überfällig sind. Dies ist jedoch möglicherweise nicht der Fall, wenn Sie noch einen manuellen Prozess verwenden. Aus diesem Grund können Sie die Verwendung von Software für die Debitorenbuchhaltung in der Bargeldanwendung in Betracht ziehen. Die Automatisierung von B2B-Zahlungen kann den Prozess schnell und präzise beschleunigen.

Denken Sie daran, dass Sie in Bezug auf Ihre Zahlungsoptionen flexibel bleiben möchten. Ihre Begrenzung kann den Prozess jedoch vereinfachen. Sie möchten vermeiden, Bargeld auf Zwischenkonten zu werfen, da der Betrag im Laufe der Zeit wachsen kann. Es ist besser, Journalbuchungen umgehend zu buchen, vorzugsweise vor dem Stichtag des Systems.

Sie haben vielleicht schon einmal den Satz „Bargeld ist König“ gehört, und er könnte nicht zutreffender sein. Die CEOs, CFOs, Controller und Kreditmanager von heute wissen, wie wichtig es ist, einen positiven Cashflow zu generieren. Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen möchten, kann Ihnen ein positiver Cashflow schließlich dabei helfen, in neue Systeme, Technologien, Mitarbeiter, Schulungen, Maschinen und verbesserte Prozesse zu investieren. Dazu gehört natürlich auch die Verbesserung Ihrer Debitorenbuchhaltung und des Forderungseinzugs.

Wenn Sie keine Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt haben oder wenn sie überprüft werden müssen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

• Erstellen Sie eine KPI-Strategie für die Debitorenbuchhaltung.
• Identifizieren Sie, welche KPI-Metriken gemessen werden sollen.
• Implementieren Sie eine KPI-Automatisierungslösung für die Debitorenbuchhaltung.

Eine Debitorenbuchhaltung-KPI-Strategie zielt darauf ab, den Cashflow zu beschleunigen und gute Kundenbeziehungen zu pflegen. Die wichtigsten KPIs für die Debitorenbuchhaltung, über die Sie berichten sollten, sind:

• Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding, DSO)
• Durchschnittliche Verzugstage
• Quote der Erträge aus Lieferungen und Leistungen
• Inkassowirksamkeitsindex (CEI)
• Anzahl der überarbeiteten Rechnungen
• Mitarbeiterproduktivität
• Verhältnis von Forderungsausfällen zum Umsatz
• Prozentsatz des verfügbaren Guthabens
• Prozentsatz der Hochrisikokonten

Ihre Richtlinien und Verfahren sollten die Kunden auf dem Laufenden halten, und Sie müssen Maßnahmen ergreifen, wenn Konten in Verzug geraten. Überprüfen Sie monatlich Ihre Forderungsumschlagsquote und halten Sie den Debitorenbuchhaltung-Einzug innerhalb von 90 Tagen ein.

Die Debitorenbuchhaltungsstrategie, die Sie nicht ignorieren können, ist die Automatisierung. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden uns erhalten bleiben. Je früher Sie sich diese Technologie zunutze machen, desto besser sind Cashflow und Wachstum Ihres Unternehmens. Auf lange Sicht ist es besser, mit automatisierten Arbeitsabläufen zu arbeiten, da diese die mit manuellen Arbeitsabläufen verbundenen Fehler reduzieren können.

Ein weiterer Vorteil künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernens besteht darin, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wichtige Geschäftsaufgaben haben. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf Daten und Analysen, um das Kundenverhalten, Kreditrisiken, Cashflow und mehr besser zu verstehen. Darüber hinaus können betriebliche Ineffizienzen mit einer effizienten Debitorenbuchhaltung-Automatisierungslösung aufgedeckt werden.

In Zukunft müssen Unternehmen ihren Cashflow positiv, die Betriebskosten niedrig und die Zufriedenheit ihrer Kunden aufrechterhalten. Die meisten Kunden sind technisch versiert und loyal gegenüber Unternehmen, die ein reibungsloses und nahtloses 24/7-Self-Service-Erlebnis bieten. Angesichts der zunehmenden eRechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs müssen Sie Debitorenbuchhaltungs-Automatisierungslösungen in Betracht ziehen.