Was ist Debitorenbuchhaltung? Definition, Bedeutung und Beispiele

Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich im Juni 2020 veröffentlicht und im Oktober 2024 mit weiteren Informationen über die Debitorenbuchhaltung aktualisiert, einschließlich der Auswirkungen der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung, der Bedeutung von Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO) und mehr.

Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung bezieht sich auf das Geld, das ein Unternehmen von seinen Kunden für Waren und Dienstleistungen schuldet, die geliefert, aber noch nicht bezahlt wurden. Debitorenbuchhaltung werden in der Bilanz als kurzfristige Vermögenswerte ausgewiesen und spielen als liquide Mittel eine entscheidende Rolle, da sie die Menge an Barmitteln widerspiegeln, die voraussichtlich in naher Zukunft eingezogen werden.

Der Debitorenbuchhaltungsprozess umfasst die Rechnungsstellung an Kunden für gelieferte Waren oder Dienstleistungen, die Zahlungsverfolgung und anschließende Verarbeitung und Erfassung der Zahlung.

Die Bedeutung der Debitorenbuchhaltung für Unternehmen

Debitorenbuchhaltung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es sich um Verkäufe handelt, die getätigt, aber noch nicht in bar bezahlt wurden, und effektiv als Kreditlinie fungieren, die das Unternehmen seinen Kunden gewährt. Diese Komponente der Bilanz spiegelt nicht nur die operative Effizienz und Kreditpolitik eines Unternehmens wider, sondern ist auch eine wichtige Quelle für seine kurzfristige Liquidität.

Die ordnungsgemäße Debitorenbuchhaltung trägt dazu bei, einen stetigen Geldzufluss zu gewährleisten, der für die Aufrechterhaltung des täglichen Betriebs unerlässlich ist, z. B. für die Bezahlung von Rohstoffen, Gehältern und anderen Gemeinkosten. Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen, ihre Cashflow-Prognosen, Finanzplanungs- und Budgetierungsprozesse zu verbessern.

Indem sie ihren Kunden den Kauf von Waren oder Dienstleistungen auf Kredit ermöglichen, können Unternehmen ihr Verkaufsvolumen und ihre Kundenbindung steigern, indem sie flexible Zahlungsbedingungen anbieten.

Es ist jedoch auch wichtig, beim Forderungsmanagement ein empfindliches Gleichgewicht zu finden, um Liquiditätsprobleme aufgrund verspäteter Zahlungen zu vermeiden. Daher ist eine effiziente Debitorenbuchhaltung für die finanzielle Gesundheit und den operativen Ablauf eines Unternehmens unerlässlich.

Ein Beispiel für eine Debitorenbuchhaltung ist ein Möbelhersteller, der Möbel an ein Einzelhandelsgeschäft geliefert hat. Sobald der Hersteller dem Lager die Möbel in Rechnung stellt, wird die geschuldete Zahlung unter der Debitorenbuchhaltung verbucht. Der Möbelhersteller wartet auf die Zahlung aus dem Geschäft.

Um die Debitorenbuchhaltung besser zu verstehen, betrachten Sie die folgenden zusätzlichen anschaulichen Beispiele:

1. Dienstleistungsbasiertes Beispiel: Ein Beratungsunternehmen bietet einem Kunden eine Reihe von Managementberatungsleistungen an. Nach Abschluss der Arbeiten schickt das Unternehmen eine Rechnung über 10.000 US-Dollar. Dieser Betrag wird in der Bilanz des Unternehmens als Debitorenbuchhaltung erfasst, bis der Kunde die Zahlung leistet. Bis zur Bezahlung der Rechnung bleibt der Betrag ein Vermögenswert, von dem erwartet wird, dass er in Bargeld umgewandelt wird.
2. Beispiel für den Einzelhandel: Ein Einzelhändler verkauft Waren im Wert von 5.000 US-Dollar auf Kredit an einen Geschäftskunden. Der Einzelhändler stellt eine Rechnung aus und erfasst diesen Betrag als Debitorenbuchhaltung. Der Einzelhändler geht davon aus, dass er diese Zahlung innerhalb von 30 Tagen erhält. Während dieses Zeitraums werden die 5.000 US-Dollar als Vermögenswert in der Bilanz des Einzelhändlers ausgewiesen.
3. Beispiel für ein Abonnement: Ein Softwareunternehmen bietet Jahresabonnements für seine Produkte an. Ein Kunde schließt ein Jahr ab und zahlt 1.200 US-Dollar im Voraus. Erfolgt die Zahlung in Raten, kann das Unternehmen dies als Forderung verbuchen. Wenn der Kunde beispielsweise zustimmt, 100 US-Dollar pro Monat zu zahlen, wird jede monatliche Zahlung als Debitorenbuchhaltung verbucht, bis sie vollständig bezahlt ist.
4. Beispiel für Fracht und Versand: Eine Reederei liefert Waren an einen Einzelhändler und stellt ihm 8.000 US-Dollar in Rechnung. Der Betrag wird als Debitorenbuchhaltung erfasst, bis der Einzelhändler die Rechnung begleicht. Während dieser Zeit überwacht die Reederei die Forderungen und verfolgt sie, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten.

Auswirkungen unbezahlter Forderungen

Unbezahlte Forderungen können erhebliche Folgen für ein Unternehmen haben. Wenn Forderungen nicht eingetrieben werden, müssen Unternehmen möglicherweise uneinbringliche Forderungen abschreiben, was sich auf ihre finanzielle Gesundheit auswirken kann. Darüber hinaus könnten Unternehmen erwägen, ausstehende Schulden an Drittsammler zu verkaufen, die sofort Bargeld bereitstellen können, jedoch oft zu einem ermäßigten Zinssatz, was sich auf die Gesamtrentabilität auswirkt.

Jetzt lesen → Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Debitorenbuchhaltungsbetrug [ Blog ]

Debitorenbuchhaltung (Debitorenbuchhaltung bedeutet in Unternehmen) bezieht sich auf Geld, das einem Unternehmen von seinen Kunden geschuldet wird. Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet.

Wenn Unternehmen A ein Produkt oder eine Dienstleistung an Unternehmen B liefert, erfasst Unternehmen A dieses Konto als „Forderung“, da es Anspruch auf Zahlungen von Unternehmen B hat.

Unternehmen B würde dasselbe Konto als "zahlbar" verbuchen, da es verpflichtet ist, Unternehmen A zu zahlen.

Debitorenbuchhaltung werden als Vermögenswerte betrachtet, da sie mit erwarteten zukünftigen Einnahmen verbunden sind. Die Kreditorenbuchhaltung wird als Verbindlichkeit betrachtet, da sie Schulden gegenüber anderen Unternehmen darstellt.

In der Geschäftswelt ist es üblich, Waren und Dienstleistungen vor Zahlungseingang auszuliefern. Aus diesem Grund müssen Unternehmen hart daran arbeiten, ihren Cashflow zu verwalten, sonst besteht die Gefahr, dass ihnen die notwendigen Mittel ausgehen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Was sind Nettoforderungen?

Unter Nettoforderungen versteht man den Betrag der Debitorenbuchhaltung abzüglich aller voraussichtlich uneinbringlichen Forderungen. Diese Zahl vermittelt ein genaueres Bild des tatsächlich erwarteten Bargeldbetrags.

Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich um den Betrag, den ein Unternehmen von seinen Kunden geschuldet bekommt. Das Ziel besteht darin, dieses Geld so schnell (30 Tage oder weniger) wie möglich einzusammeln. Darüber hinaus senken sie die Kosten für die Transaktionsabwicklung und pflegen gute Beziehungen zu ihren Kunden. Hohe Außenstände, deren Eintreibung sich verzögert, können eine große Herausforderung für den Cashflow und die Rentabilität eines Unternehmens darstellen. Ein Unternehmen kann zur Unterstützung ein Inkassobüro beauftragen, dies verursacht jedoch zusätzliche Kosten.

Die wichtigsten Vorteile der Aufrechterhaltung Ihrer Debitorenbuchhaltung sind:

• Verbesserter Cashflow
• Einblick in Ihre Liquiditätslage
• Schnellere Auffüllung von Kundenkrediten ermöglicht mehr Umsatz
• Reduzierte Bearbeitungskosten
• Kürzerer Order-to-Cash-Zyklus
• Bessere Kundenbeziehungen

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann Unternehmen dabei helfen, ihre Debitorenbuchhaltung schnell und genau zu verwalten. Die Debitorenbuchhaltung erfordert die sorgfältige Erfassung und den Abgleich vieler Datenpunkte. Es ist am besten, sie schnell zu handhaben, um den Cashflow aufrechtzuerhalten, die Automatisierung ist für diese Aufgabe besonders gut geeignet

Debitorenfinanzierung kann ein nützliches Instrument bei der Verwaltung der Debitorenbuchhaltung sein, da sie es Unternehmen ermöglicht, Geld gegen ihre Forderungssalden zu leihen. Sie können es nutzen, um ihren Cashflow zu verbessern und den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Der Debitorenbuchhaltungsprozess umfasst:

Kredit – Rechnungsstellung – Zahlung – Bargeldanwendung – Inkasso

Credit

Der erste Schritt des Debitorenbuchhaltung-Zyklus ist der Kredit. Es ist die Aufgabe eines Kreditprofis, zu entscheiden, wie viel Kredit einem Kunden gewährt wird.

Um zu bestimmen, wie viel Kredit einem Kunden gewährt werden soll, holt ein Kreditexperte bei den Kreditauskunfteien Kreditauskünfte über den Kunden ein, konsultiert die Bank des Kunden und fragt andere Unternehmen nach ihren Erfahrungen mit dem Kunden (sogenannte Handelsberichte).

Invoicing

Sobald ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung liefert, muss die Debitorenbuchhaltung dem Kunden nun den geschuldeten Betrag in Rechnung stellen. Dabei kann es sich entweder um eine Papierrechnung handeln, die per Post verschickt wird, oder zunehmend über ePresentment oder elektronische Rechnung. Elektronische Rechnungen umfassen ältere Formate wie Faxe und Telefon (Interactive Voice Response). Zu den neueren, effizienteren Formaten gehören per E-Mail versandte Rechnungen und Rechnungen, die über Portale präsentiert werden.

Die schnelle Erstellung und Zustellung von Rechnungen an Kunden ist eine wichtige und zeitkritische Aufgabe. Je schneller ein Kunde eine Rechnung erhält, desto schneller sollte er bezahlen und dem Unternehmen Geld zukommen lassen.

Zahlungsannahme

Die Kunden werden versuchen, ihre Lieferanten auf die für sie bequemste und vorteilhafteste Weise zu bezahlen. Dazu können Papierschecks, Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen, Überweisungen oder virtuelle Kreditkarten gehören.

Der Lieferant muss entscheiden, welche Form von Zahlungen er zu akzeptieren bereit ist, und Prozesse einrichten, um die Effizienz des Zahlungseingangs über die von ihm gewählten Kanäle zu maximieren.

Mit dem Empfang jeder Zahlungsart sind Kosten und Aufwand verbunden und Unternehmen müssen die Berücksichtigung der Zahlungspräferenzen ihrer Kunden mit ihren eigenen Interessen in Einklang bringen.

Cash Application

Sobald Zahlungen über die verschiedenen Zahlungskanäle eingehen, muss das Geld auf die Konten „angewendet“ werden. Dies bedeutet, dass der Eingang eines bestimmten Bargeldbetrags erkannt und eine Rechnung als BEZAHLT gekennzeichnet wird.

Das ist komplexer, als es scheint. Unternehmen können jeden Monat Hunderte oder Tausende von Zahlungen erhalten. Die Spezialisten für Bargeldanwendungen müssen dann die erhaltenen Barmittel mit den Rechnungen "abgleichen".

Je schneller das erhaltene Bargeld verwendet wird, desto schneller kann ein Unternehmen es zuverlässig für den Betrieb verwenden und desto schneller kann das Guthaben eines Kunden wieder aufgefüllt werden, sodass dieser weitere Waren bestellen kann.

Collections

Wenn die Zahlung nicht bis zum vereinbarten Datum eingeht und verbucht wird, wird ein Konto säumig und an ein Inkassounternehmen oder sogar ein Inkassobüro übergeben.

Es ist die Aufgabe von Sammlern, Kunden zu kontaktieren und zu versuchen, sie zur Zahlung zu bewegen.  Ein Sammler (z. B. von einem Inkassobüro) hat die komplizierte Aufgabe, mit Kunden in Kontakt zu treten, ihre Gründe für Zahlungsverzug zu verstehen und zu versuchen, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um die Zahlung für das Unternehmen zu realisieren.

Kennzahlen zur Debitorenleistung

Zu den wichtigsten Kennzahlen für die Messung der Debitorenbuchhaltung gehören:

• Außenstandsdauer (DSO): Misst die durchschnittliche Anzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um Zahlungen nach einem Verkauf einzuziehen.
• Debitorenbuchhaltung-Umsatzquote: Misst, wie effizient ein Unternehmen seine Schulden eintreibt. Er wird berechnet, indem die Nettokreditverkäufe durch den durchschnittlichen Debitorenbuchhaltung dividiert werden.
• Cash-Conversion-Zyklus: Gibt an, wie lange es dauert, bis ein Unternehmen seine Forderungen in Bargeld umwandelt.

Jetzt lesen → Verbessern Sie die Inkassobemühungen mit Debitorenbuchhaltung-Inkassostrategien [ Blog ]

Zu den Risiken, die mit einem hohen Debitorenbuchhaltung verbunden sind, zählen ein unzureichender Cashflow, das Risiko von Zahlungsausfällen seitens der Kunden, eine Zunahme zweifelhafter Forderungen und ein verlangsamter Verkaufszyklus aufgrund erschöpfter Kundenkredite.

Unternehmen können darauf hinwirken, dass sie über gesunde Außenstände verfügen. Zum Beispiel durch den Einsatz von Best Practices und automatisierten Lösungen. Diese geben Einblick in den Stand ihrer Konten und ermöglichen ihnen eine schnelle und genaue Verwaltung. Auch die Debitorenbuchhaltung kann Aufschluss geben.

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung (AR) bezieht sich auf Technologielösungen, die viele der sich wiederholenden und manuellen Aufgaben automatisieren, die das AR-Management ausmachen. 

Automatisierungssoftware für die Buchhaltung kann Debitorenbuchhaltung-Profis einen besseren Einblick in ihre Konten geben. Es kann auch Folgendes tun:

• Generieren Sie Berichte.
• Zeigen Sie Status an und stellen Sie ein zentrales Repository für Kundenrechnungen bereit.
• Weisen Sie auf Probleme hin, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Je größer ein Unternehmen wächst, desto komplexer wird die Arbeit des Forderungsmanagements. Wie wir am obigen Beispiel sehen können, ist das Forderungsmanagement eine zeitkritische Praxis. Daher muss ein Unternehmen in der Lage sein, seine Debitorenbuchhaltung rechtzeitig zu verwalten, da sonst Cashflow-Probleme riskiert werden.

Traditionell hat sich die Kapazität des Debitorenbuchhaltungsmanagements erhöht, indem eine Organisation so vergrößert wurde, dass mehr Fachleute Aufgaben der Debitorenbuchhaltung ausführen können. Dies ist mit Gemeinkosten verbunden, die die Vorteile des Wachstums ausgleichen können. Darüber hinaus kann die wachsende Komplexität der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens zu Folgendem führen:

• Mehr Fehler.
• Schlechte Erfahrungen für Kunden.
• Ineffiziente Arbeitsabläufe, unabhängig von der Größe der Belegschaft der Debitorenbuchhaltung.

Debitorenbuchhaltungsautomatisierungssoftware kann maschinelles Lernen nutzen, um selbst komplexe Aufgaben zu automatisieren. Durch den Einsatz von prädiktiven Algorithmen können Vorschläge gemacht werden, welche Aufgaben Debitorenbuchhaltung-Profis als nächstes übernehmen sollten, um am effizientesten zu arbeiten, und sogar, wie sie Probleme in ihrer Arbeit angehen sollten.