Sind Ihre Debitorenbuchhaltungsprozesse modernisiert?

Von Mitchell Rose, Billtrust SVP Sales Corporate Segment

Angesichts der weit verbreiteten Einführung von Debitorenbuchhaltungsautomatisierung in der modernen Welt ist es eine Untertreibung zu sagen, dass sich der Prozess des digitalen Bezahlens und der Rechnungsstellung verändert. Berührungslose Bargeldanwendungen ermöglichen es Kunden, einen QR-Code in einem physischen Geschäft zu scannen und ihre Fiat-Währung automatisch in Kryptowährung umzuwandeln. Predictive Analytics, digitale Zahlungen und Rechnungsstellung, berührungslose Bargeldanwendungen und proaktive Kontoabdeckung nehmen ebenfalls zu, um das Einkaufsverhalten der Verbraucher zu analysieren, indem ihre Ausgabegewohnheiten im Laufe der Zeit betrachtet werden.

Die Welt verändert sich durch die sich ständig verändernde Landschaft der Debitorenbuchhaltung Vorteile und -Prozesse. Werden die Debitorenbuchhaltungsprozesse Ihres Unternehmens jedoch modernisiert, um sich an den Wandel der Zeit anzupassen? Lesen Sie weiter, um die Schritte der Modernisierung der Debitorenbuchhaltung von Unternehmen zu beurteilen und zu beurteilen, wo Sie in der neuen Welle der Debitorenbuchhaltung stehen und was die Einführung der neuesten Trends der Debitorenbuchhaltung für Sie bedeuten könnte!

Die meisten von uns möchten nicht, dass ihre Debitorenbuchhaltung als „altmodisch“ bezeichnet wird – vor allem nicht in der heutigen Zeit, in der die Anpassung an die langsamere Postzustellung und die Fernarbeit im Zuge der Pandemie ein lauter Aufruf zur Automatisierung und zum Aufbau einer digitalen Beziehung zu Ihren Kunden war.

What once passed for state-of-the-art accounts receivable (AR) processes won’t work well today, and AR teams still have a long way to go to achieve the status of running a  “modern” operation. Those are just some of the findings of a 2021 study commissioned by Billtrust where over 350 accounting/finance senior leaders shared their view of a high-performing, modern AR organization. According to the research, most modern AR teams were found to have these unique characteristics:

• 100 % digitale Zahlungen und Rechnungsstellung. Alle akzeptierten Zahlungen sind digital und Rechnungen werden Kunden elektronisch präsentiert.
• Liquiditätsprognosen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Debitorenbuchhaltungsfunktionen können Best-in-Class-Teams ihren Cashflow prognostizieren und Liquiditätsprobleme proaktiv identifizieren.
• Prädiktive Analysen. AR-Teams nutzen modernstes maschinelles Lernen und prädiktive Analysen für Berichterstellung und Genauigkeit.
• Berührungslose Zuordnung von Zahlungseingängen. Die Abstimmung erfolgt automatisch, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
• Hochgradig proaktive Kontoabdeckung. Erstklassige Teams kümmern sich um überfällige Konten, bevor sie eskalieren.

Die Studie zeigt auch, dass erstklassige Teams Erfolg unterschiedlich messen, indem sie KPIs wie Kundenzufriedenheit, Cash-Conversion und Effektivität des Debitorenmanagements sowie Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (Forderungslaufzeit, DSO) eine höhere Bedeutung beimessen. Dies spiegelt eine Fokus-Verlagerung des Debitorenmanagements wider – über den Cashflow hinaus hin zu programmatischeren Bemühungen, Forderungen zu verwalten und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Die Studie identifiziert ein 4-Stufenprogramm zur Modernisierung eines Debitorenmanagement-Teams, beginnend mit „Stufe 1: Manuell“ bis zu „Stufe 4: Klassenbester“. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die typischen Merkmale von Unternehmen in den einzelnen Reifestadien sowie Empfehlungen, die Sie auf dem Weg zum Status „Klassenbester“ anwenden können.

"Stufe 1: Manuell" zeichnet sich aus durch:

• Scheckzahlungen und Rechnungsstellung in Papierform.
• Fokussierung auf totale Verlustprävention bei der Kreditbeantragung.
• Deckung von Key Accounts und kritischen Konten nur beim Debitorenmanagement.
• Leistungsmessung auf Basis des unmittelbaren Cashflows (Forderungslaufzeiten).

Wenn Sie sich in der manuellen Phase befinden, sollte der Fokus zunächst darauf liegen, Ihren Kunden die elektronische Bezahlung zu erleichtern. Bieten Sie ein Self-Service-Portal an, auf das rund um die Uhr zugegriffen werden kann, wo Ihre Kunden Rechnungen einsehen und Zahlungen tätigen können. Sie sollten mindestens 50 % digitale Zahlungen und Rechnungsstellung anstreben. Erwägen Sie auch, das Debitorenmanagement zu automatisieren, um von der ausschließlichen Erfassung von Key Accounts zu einer proaktiveren Kontendeckung überzugehen.

„Stufe 2: Skalierung“ zeichnet sich aus durch:

• Etwa 50 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Verwendung einer Lockbox mit Datenverschlüsselung.
• Einige Verlustprävention für Kreditanträge.
• Reaktive Kontendeckung für das Debitorenmanagement.
• Messung der Leistung basierend auf dem Collections Effectiveness Index (CEI) zusammen mit der Forderungslaufzeit (DSO).

Steigen Sie zusätzlich zu den Punkten von Stufe 1 auf, indem Sie eine weitgehend digitale Zahlung und Rechnungsstellung anstreben – je näher Sie 100 % kommen, desto besser. In dieser Phase implementieren Sie Kommunikationsprogramme für Ihre Kunden, um sie dazu zu ermutigen, Rechnungen elektronisch zu erhalten und, noch wichtiger, zu bezahlen. Konzentrieren Sie sich auch weiterhin auf die proaktive Kontoabdeckung. Um von einer reaktiven zu einer proaktiven Vorgehensweise überzugehen, können Debitorenmanagement-Richtlinien standardisiert und mit einem Debitorenmanagement-Software-Tool automatisiert werden.

„Stufe 3: Modern“ zeichnet sich aus durch:

• 75 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Regelbasierter Zahlungsabgleich.
• Betrachten von Debitorenbuchhaltung als Einnahmequelle für Kreditanträge.
• Proaktive Kontodeckung für das Debitorenmanagement.
• Messung der Leistung basierend auf dem Collections Effectiveness Index (CEI) zusammen mit Forderungslaufzeiten(Forderungslaufzeiten).

In addition to Stage 2 recommendations, modernize further by adopting machine learning-based cash application vs. less efficient rule-based methods which require custom programming. Machine learning-based systems can predict more accurate invoice and remittance matches. Also, if your customers use AP portals, automate invoice submission into the various portals. Further, automate processing and reconciliation of payments that come from banks and accounts payable (AP) portals.

„Stufe 4: Klassenbester“ zeichnet sich aus durch:

• Fast 100 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Liquiditätsplanung.
• Prädiktive Analysen.
• Berührungsloser Zahlungsabgleich mit einem Zahlungsnetzwerk.
• Generierung des Gesamtumsatzes.
• Hochgradig proaktive Kontoabdeckung.
• Leistung basierend auf Kundenzufriedenheit.

Erstklassige Debitorenmanagement-Teams.

Zu guter Letzt wurde festgestellt, dass die „klassenbesten“ Debitorenmanagement-Teams in vielen KPIs besser abschneiden als der Durchschnitt der Debitorenbuchhaltungsabteilung:

• 25 % besseres Kundendienstniveau.
• 15 % schnellere Zahlungen.
• Verbesserung des Debitorenmanagements um 23 %.
• 12 % besser organisierter Zahlungsabgleich.
• 20 % mehr Self-Service-Funktionen.

There’s no doubt that relying on paper checks and the USPS won’t get companies where they need to be in terms of cash flow. Let’s get rid of the “old-fashioned” label when it comes to our AR processes.