Debitorenbuchhaltung Innovation: Warum „In-House“ und „später“ tatsächlich mehr kosten

Ähnlich wie die Vernachlässigung anhaltender Zahnschmerzen kann Prokrastination zu schmerzhafteren und kostspieligeren Folgen führen. Unternehmen jeder Größe sehen sich mit einer parallelen Wende in der Debitorenbuchhaltung konfrontiert, wenn sie bei digitalen Innovationen denselben "Deal-with-it-later-Ansatz" verfolgen.

Das haben wir alle schon erlebt.

Sie befinden sich in einem jährlichen Finanzplanungsmeeting, und es wird die Entscheidung getroffen, das Problem mit einem Pflaster zu lösen, anstatt eine sinnvollere Transformation zu ermöglichen. Vielleicht springt Ihr IT-Team ein, um eine zusätzliche Funktion auf Ihrer ERP-Plattform zu entwickeln, die Ihr Team etwas länger am Laufen hält. Oder vielleicht stellen Sie einen weiteren Zeitarbeitskräfte ein, um die steigende Arbeitsbelastung abzudecken. Vielleicht entscheiden Sie sich einfach dafür, dieses Debitorenbuchhaltung-Automatisierungsprojekt "auf die lange Bank zu schieben".

Es fühlt sich an wie eine Vorwärtsbewegung, oder zumindest haben Sie etwas Zeit gewonnen.

Doch was kosten Sie diese Entscheidungen am Ende wirklich?

Der Status Quo Bumerang-Effekt ist das Konzept eines wiederkehrenden Problems, das zurückkommt und Sie doppelt so hart trifft wie beim ersten Mal. Im Finanzwesen sehen CFOs, wie sich die Probleme mit aller Macht wieder drehen – sei es die Verschärfung von Zahlungsausfällen oder Kundenstreitigkeiten, die neue Allzeithochs erreichen. Bumerangs vermehren in der Regel die Frustration, vergrößern die Verschwendung und verstärken die Belastung der Mitarbeiter- und Kundenbeziehungen.

Wenn Sie nicken, sind Sie nicht allein. Dies ist eine Geschichte, die wir ständig von Finanzleitern in allen Unternehmen hören. Die reale Gefahr besteht darin, dass diese scheinbar harmlosen Entscheidungen große Auswirkungen haben können. Schließlich gilt die Debitorenbuchhaltung als einer der größten Hebel zur Kontrolle des Cashflows, der finanziellen Gesundheit und der Widerstandsfähigkeit in Zeiten wirtschaftlicher Abschwünge.

So warnt Billtrust Finanzführungskräfte.

Warum "Inhouse" und "Later" wirklich kostspielige Fallen sind

"Wir machen das einfach intern."

Dies ist die häufigste Fehlbezeichnung, wenn Unternehmen ihre Debitorenbuchhaltung digital transformieren müssen. Interne IT-Teams können zwar ERP-Plattform(en) mit rohen Finanzdaten erfolgreich verwalten, aber sie können sie nicht immer mit den Funktionen erweitern, die Debitorenbuchhaltungsteams benötigen, um mit der heutigen Geschwindigkeit Schritt zu halten. Selbst entwickelte Lösungen mögen eine Weile helfen, aber sie liefern nie ganz. Tatsächlich kommen viele Kunden zu Billtrust, nachdem sie mit den Risiken eines internen Ansatzes konfrontiert sind.

Dies sind die Gründe, warum hausgemachte Misserfolge auftreten.

ERPs sind nicht für die Debitorenbuchhaltung gemacht: Es ist eine größere Herausforderung, als Sie vielleicht denken

Wenn Sie Ihr IT-Team mit der Entwicklung einer umfassenden Lösung beauftragen, kann dies eine erhebliche Ablenkung sein. ERP-Systeme sind hervorragend darin, umfassende Finanzabläufe zu verwalten, aber sie sind in vielen Bereichen unzureichend, so dass IT-Teams mehr als erwartet übernehmen müssen.

• Die Integration ist der größte Haken. Um den größten Teil der manuellen Arbeit zu eliminieren, müssen Debitorenbuchhaltung-Automatisierungslösungen Berge von isolierten Informationen miteinander verbinden und ein hochintegriertes Ökosystem bilden. In der Lösungsentwicklung wird dies zur größten Hürde überhaupt. Eine Studie eines unabhängigen Forschungsunternehmens ergab, dass 55 % der Finanzunternehmen die Integration als das dringendste Problem nennen, das sie an der Automatisierung hindert. Für die meisten wird die Entscheidung, einen Systemintegrator zu beauftragen oder einfach eine Out-of-the-Box-Integration zu verwenden, zum Wendepunkt bei der Entscheidung, ob sie entwickeln oder kaufen.
• ERPs wurden nicht für moderne Debitorenbuchhaltung entwickelt. Wenn es um spezielle Anforderungen der Debitorenbuchhaltung wie PCI DSS-Compliance, automatisierte Kreditentscheidungen und verschiedene Zahlungsmethoden geht, weisen ERP-Systeme Lücken in der Debitorenbuchhaltung auf. Ihr ERP zu zwingen, eine Aufgabe zu erledigen, für die es nicht entwickelt wurde, ist nicht immer ein kostengerechtfertigtes Unterfangen. Berücksichtigen Sie die jüngsten Fortschritte in der KI-Automatisierung und ob Ihre IT-Gurus führend in den Feinheiten des KI-gesteuerten Abgleichs von Bargeldanwendungen und Agentic AI für Debitorenbuchhaltung sind, geschweige denn Zahlungsnetzwerk für B2B-Zahlungen und eInvoicing-Standards. Eine weitere Warnung: Wenn Sie zwei oder mehr ERPs haben, können sich die Herausforderungen leicht verdoppeln und sogar verdreifachen.
• Management wird zu viel. Insgesamt können Kostenvorteile durch den Zeit- und Kostenaufwand des Technologiemanagements neutralisiert werden. Integrationen müssen laufend verwaltet werden. Funktionen müssen aktualisiert werden. Die interne Lösung selbst muss sich weiterentwickeln – insbesondere wenn es um Echtzeitdaten, häufige Aktualisierungen von Sicherheitsrichtlinien und sich ändernde Vorschriften geht.

Holen Sie sich den Leitfaden, um die 5 Möglichkeiten zu erkunden, wie ERP-Systeme zu kurz kommen.

Der Bumerang-Effekt: Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein 6-monatiges Projekt auf 12-18 Monate ausgedehnt wird, oft mit gekürzten Funktionen. Auch Projektverzögerungen und Budgetbeschränkungen sind häufig. Wenn das selbst gebaute System in Betrieb genommen wird, ist es auf veraltete Technologien und Prozesse standardisiert. Am Ende steht dem Debitorenbuchhaltung-Team ein klobiges, teilweise effektives Tool zur Verfügung. Ironischerweise finden sich Finanzführungskräfte genau dort wieder, wo sie angefangen haben, und fragen sich, ob sie weiter aufbauen oder eine Lösung kaufen sollten. Erfahren Sie, wie Billtrust dort weitermacht, wo Ihr ERP aufhört.

"Wir haben versucht, einige Dinge intern zu erledigen, aber es hat einfach nicht funktioniert. Wenn wir eine Lösung selbst entwickeln, wird sie nicht besser, es sei denn, wir sehen, wo diese Verbesserungen vorgenommen werden müssen, und wir bitten darum. Billtrust verbessert jedoch ständig seine Plattform. Schauen Sie sich ihre Roadmap an. Mit Billtrust wird immer alles im Blick behalten und es geht immer weiter. Das ist ein großes, sehr großes Plus für uns."

Brian Page, Direktor für Kredite, 84 Lumber
Hören Sie sich die Geschichte von 84 Lumber an

"Wir werden einfach mehr Debitorenbuchhaltungs-Sachbearbeiter einstellen und uns Offshore-Talente ansehen."

Mehr Menschen auf das Problem zu werfen, ist der zweithäufigste Fehltritt auf dem Weg zur digitalen Innovation der Debitorenbuchhaltung. Bei Billtrust nennen wir dies die "Mehr-Hände-Falle". Warum? Die Einstellung billiger Arbeitskräfte kann eine ganze Reihe von versteckten Kosten und Geschäftsrisiken verschleiern:

Direkter Schaden

• Schulung und Onboarding verlangsamen den Fortschritt, während die Gemeinkosten steigen
• Zeitarbeitskräfte sind anfälliger für Fluktuation und Offshore-Kommunikationsprobleme
• Einsparungen werden durch Nacharbeit, Fehlerkorrektur und Lieferantenmanagement aufgezehrt

Indirekte Schäden

• Langsame Inkasso wirken sich negativ auf das Working Capital aus
• Falsch eingesetztes Geld aus manuellen Prozessen stört Abläufe und Prognosen
• Kunden wandern ab, wenn es nicht einfach ist, mit Ihnen Geschäfte zu machen

Der Bumerang-Effekt: Die Debitorenbuchhaltung-Leistung stagniert, während die Kosten leise in die Höhe schnellen. Die Teameffizienz ist begrenzt oder sogar begrenzt, und Sie haben immer noch ein grundlegendes Problem. Manuelle, fehleranfällige Prozesse lassen sich nicht mit dem Unternehmenswachstum skalieren oder ermöglichen keine Reaktionsfähigkeit in Zeiten wirtschaftlicher Turbulenzen. Die Quintessenz: Sie sind nicht weiter vorne.

"Wir werden die Dose auf die Straße schieben"

Oft steht die Modernisierung der Debitorenbuchhaltung auf der Liste, schafft es aber nie ganz an die Spitze der Prioritätenliste. Hier ist die hässliche Wahrheit: Leider hat das Finanzwesen den Ruf, eine Back-Office-Funktion zu sein. Daher haben andere Prioritäten Vorrang vor der Verbesserung der Effizienz der Rechnungszustellung oder des Inkassos. Folglich vermehren sich die Probleme, während Ihre Konkurrenten die neuesten Technologien nutzen, um voranzukommen.

Agentische KI ist die nächste Evolutionsstufe der generativen KI und ermöglicht es spezialisierten virtuellen Assistenten, im gesamten Debitorenbuchhaltung-Ökosystem zusammenzuarbeiten. Diese Technologien entwickeln sich so schnell, dass Zauderer Gefahr laufen, den Anschluss zu verlieren. Eine Aufholjagd wird fast unmöglich sein, denn autonome Assistenten sind nicht in Sicht, sondern schon da. Erfahren Sie hier mehr.

Da sich die KI so schnell weiterentwickelt, wird es fast unmöglich sein, aufzuholen.

Der Bumerang-Effekt: Wenn Debitorenbuchhaltungsprobleme einen Brand mit fünf Alarmen verursachen, kann dies zu schwerwiegenden Schäden an Ihrer finanziellen Gesundheit und Ihrem Wettbewerbsvorteil führen. Debitorenbuchhaltungsprobleme werden plötzlich zu einer kritischen Cashflow-Krise oder einem Hindernis für das Wachstum, was zu einer überstürzten, reaktiven und in der Regel viel teureren Entscheidung führt, die letztendlich zu weniger Ergebnissen und verzögerten Renditen führt.

Die Lösung? Erstellen Sie einen starken Business Case

Warum treffen Finanzführungskräfte diese Entscheidungen? Denn die Rechtfertigung für die Investition in AR-Automatisierung ist nicht da. Die wahren Kosten des bestehenden Problems wurden nicht vollständig quantifiziert. Daher können CFOs die finanzielle Rendite nicht sehen.

Verfechter von Debitorenbuchhaltung-Innovationen müssen den ROI einer Investition in KI-Automatisierungssoftware ermitteln und ihre Kosten der Untätigkeit berechnen, indem sie unter anderem Folgendes bewerten:

• Produktivitäts- und Effizienzverluste
• Trends bei Debitorenbuchhaltung-Performance-Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO) und Collections Effectiveness Index (CEI)
• Ungenauigkeiten durch menschliches Versagen und manuelle Verfahren
• Nicht verwendetes Bargeld auf gesperrten Konten
• Compliance-Risiken und deren Kosten

Diejenigen, die sowohl ihre Debitorenbuchhaltung intern messen als auch ihre Metriken mit Branchen-Benchmarks vergleichen, erzeugen ein datengestütztes Gefühl der Dringlichkeit. Verpassen Sie nicht diesen Leitfaden, in dem die besten KPIs für die Bewertung der Effektivität, Genauigkeit und Effizienz der Debitorenbuchhaltung erläutert werden. Laden Sie die 20 besten KPIs für die Debitorenbuchhaltung herunter: Ein strategischer Leitfaden nach Funktionsbereichen

Wie Sie Ihre Einsparungen einschätzen können

Benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung einiger grober ROI-Zahlen? Nach der Durchführung von mehr als 6.000 digitalen Debitorenbuchhaltungs-Transformationen untersuchte Billtrust die Ergebnisse unserer Kunden und verwendete historische Daten, um den durchschnittlich erzielten Nutzen zu ermitteln. Diese können als Faustregel für einige "Rückseite der Serviette"-Mathematik dienen.

Im Durchschnitt erreichen Billtrust-Kunden bis zu:

• 95%+ Cash App Match-Raten
• 80 % Produktivitätssteigerung
• 50%+ Verbesserung der Außenstandsdauer (DSO)
• 50% Steigerung der eRechnungsstellung (ePresentment oder eDelivery)
• 30 % weniger Kosten für die Zahlungsabwicklung und Kreditkarten
• Verbesserung des Cashflows um 25 %

Fragen Sie sich: Was kostet die Verzögerung der Debitorenbuchhaltungsautomatisierung Ihr Unternehmen jeden Monat an verschwendeten Stunden, verpassten Chancen oder potenziellen Risiken? Wie hoch sind die Kosten für eine Verschiebung um ein weiteres Jahr?

Lass nicht zu, dass der Bumerang deine Schwierigkeiten verdoppelt

Während sich manuelle Prozesse und der Status quo sicher anfühlen mögen, ist es eher wie ein hochverzinsliches Darlehen, das gegen Ihr Betriebskapital aufgenommen wird. Am Ende zahlen Sie mehr und untergraben mit der Zeit die finanzielle Agilität. Annahmen in Frage zu stellen, sich auf die Realitäten selbst entwickelter Systeme zu konzentrieren und die Kosten des Status quo zu quantifizieren, kann jedem helfen, Debitorenbuchhaltung-Innovationen mit überzeugenden Argumenten zu unterstützen. Datengestützte Vorschläge verdeutlichen nicht nur, wo Verbesserungen am dringendsten erforderlich sind; Sie ermöglichen es Teams, Initiativen zu priorisieren, den ROI genauer zu messen und sicherere Entscheidungen zu treffen.

Wenn wirtschaftliche Instabilität die finanzielle Gesundheit gefährdet, ist Modernisierung der Schlüssel zur Nachhaltigkeit. Innovationsführer, die die Auswirkungen von Untätigkeit definieren und nutzen, um den Status quo in Frage zu stellen, werden oft zu den Helden der digitalen Transformation gekrönt.

Ist es nicht an der Zeit, den Kreislauf zu stoppen? Transformieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung und finden Sie mit Billtrust eine echte Lösung und einen Partner. Fordern Sie eine kostenlose Beratung an.