Til je debiteurenbeheer naar een hoger niveau met deze ideeën voor het verbeteren van debiteurenprocessen

Het debiteurenproces is een cruciaal onderdeel van het financiële beheer van een organisatie, aangezien efficiënt debiteurenbeheer ervoor zorgt dat je bedrijf een gezonde cashflow heeft. U kunt wel de beste producten of diensten hebben, maar zonder voldoende financiële middelen om jouw uitgaven te dekken, kunt u uw activiteiten niet voortzetten. Bovendien is accounts receivable onderdeel van het beheer van deze producten of diensten, denk bijvoorbeeld aan korting bij snelle betaling en de automatisering van handmatige taken om tijd te besparen. Het verbeteren van je debiteurenproces betekent onvermijdelijk het verbeteren van je cashflow, dus het is de tijd en moeite waard om te optimaliseren.

Hoe kun jij je debiteurenproces naar een hoger niveau tillen?

Je kunt het accounts receivable proces verbeteren om het debiteurenbeheer te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat het minder moeite kost om betalingen binnen te krijgen.

Lees verder voor meer informatie over hoe je je debiteurenbeheer kunt optimaliseren met deze ideeën ter verbetering van het debiteurenproces, zodat je onbelemmerd over je zuurverdiende geld kunt beschikken.

Een debiteurenproces zorgt dat openstaande vorderingen sneller geïnd kunnen worden bij klanten, vaak in maandelijkse afbetalingen. Dit kan het opzetten van een facturatiesysteem inhouden, maar ook samenwerkingen met klanten om ervoor te zorgen dat zij over de middelen beschikken om hun rekeningen te betalen en het versturen van herinneringen wanneer het einde van het afbetalingsplan van een klant in zicht is. Een debiteurenproces omvat ook het volgen van betalingen en het opvolgen van achterstallige facturen.

Je debiteurenbeheer is een proces dat bestaat uit:

1. De klant plaats een order bij het bedrijf voor goederen of diensten. Het bedrijf stuurt vervolgens een factuur naar de klant, inclusief betalingsvoorwaarden en -methoden, zoals creditcard of bankoverschrijving.

2. De ontvangst van geld van klanten voor goederen en diensten die ze al hebben aangekocht.

3. De verwerking van deze betalingen, meestal door ze in te voeren in het boekhoudsysteem en ze toe te wijzen aan de juiste kas- of crediteurenrekening. Dit omvat het invoeren van de transactie in je boekhoudsysteem, handmatig of automatisch met een online betalingsverwerker.

4. Het innen van eventueel nog verschuldigde bedragen bij klanten. Op dit moment worden transacties weergegeven in je debiteurenbeheerrapport. Voorkom cashflowproblemen en los discrepanties op tussen wat er gefactureerd en wat er betaald is voordat je verder gaat met de volgende factuur. Zorg ervoor dat het volledige debiteurenbeheer correct en snel wordt uitgevoerd, zodat er geen fouten of vertragingen optreden bij de facturatie en betalingen

5. Het bijhouden van gegevens over transacties van klanten voor toekomstig gebruik. Het is belangrijk om je accounts receivable rapporten regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat je geen betalingen van klanten mist. Zo kun je de kosten van fees voor late betalingen en boetes voorkomen.

Debiteuren is een belangrijke maatstaf voor elk bedrijf, omdat een goed functionerend systeem voor debiteurenbeheer aangeeft of je bedrijf solvabel kan blijven en ervoor kan zorgen dat je aan jouw verplichtingen kunt voldoen. Als bedrijfseigenaar is het van vitaal belang om bij te houden hoeveel geld je verschuldigd bent en dat te vergelijken met hoeveel geld je hebt. Zo kan je eventuele financiële problemen opsporen voordat het te laat is.

Wat gebeurt er als je debiteurenbeheerproces hapert? Als debiteuren de vervaldatum van een factuur te ver overschrijden, kan dit leiden tot verlies van cashflow en klanten. Als een rekening niet wordt geïnd, kan dit invloed hebben op het krediet van een klant, waardoor het moeilijker wordt om toekomstige rekeningen op tijd te betalen. Het monitoren van debiteuren helpt om te identificeren bij welke klanten het risico op niet betalen hoger is. Je debiteurenbeheerders kunnen contact opnemen met klanten en hen herinneren aan een vervaldatum die binnenkort verstrijkt. Zo voorkom je oninbare vorderingen en houd je je klantrelaties sterk.

Hoe zorg je voor een adequate monitoring van je debiteuren? Hieronder volgen enkele eenvoudige stappen die je helpen om je debiteurenmonitoring op het goede spoor te houden:

Contactgegevens verzamelen en verifiëren

Een cruciale stap bij het monitoren van accounts receivable is het verzamelen van de contactgegevens van de klant. Zonder nauwkeurige contactgegevens kan het vrijwel onmogelijk zijn om accounts receivable te innen. Controleer ook of deze contactgegevens correct zijn. Dit zal je helpen om het proces van het innen van aan jouw bedrijf verschuldigde bedragen op gang te brengen.

Openstaande facturen volgen

Houd verschuldigde bedragen in de gaten, maar ook wie de late betalers zijn en om welke producten of diensten het gaat, om eventuele problemen met betrekking tot cashmanagement of disputen een stap voor te zijn. Door openstaande facturen te volgen, kun je bepalen of je bedrijf winstgevend is of dat er wellicht een herstructurering van activiteiten nodig is. Er zijn veel methoden beschikbaar voor het monitoren van openstaande facturen, zoals e-mailmeldingen en geautomatiseerde telefoongesprekken. Welke methode je ook kiest, deze oplossingen kunnen betaalachterstanden en inkomstenverlies helpen voorkomen, waardoor je bedrijf kan blijven groeien.

Intern en extern toezicht implementeren

Een modern accounts receivable proces is een essentieel onderdeel van elk succesvol bedrijf. Als jouw bedrijf een openstaand saldo heeft van meer dan 30 dagen, is het misschien tijd om monitoring te implementeren. De beste manier om je debiteuren te monitoren omvat zowel een intern als een extern perspectief. Vanuit het interne perspectief kun je bijhouden wie je nog geld schuldig is en contact met hen opnemen voor betaling. Zo krijg je betaald wat klanten je verschuldigd zijn. Je kunt ook een extern bedrijf de incasso laten doen. Outsourcing is een uitstekende optie voor mensen die anderen deze vervelende en zware klus willen laten doen. Op deze manier hoeft u zich geen zorgen te maken over incasso's.

Verbetering van het debiteurenproces is een van de belangrijkste aspecten van elk bedrijf. Het is van vitaal belang dat veel verschillende bedrijven op alle niveaus een vorm van procesverbetering doorvoeren. Met name bedrijven met een groot aantal debiteuren zijn altijd op zoek naar manieren om hun debiteurenproces te verbeteren. Hieronder vindt u enkele manieren om ervoor te zorgen dat uw accounts receivable-processen worden geoptimaliseerd:

Factoring van facturen

De meest gebruikelijke techniek voor het verbeteren van het debiteurenproces is de factoring van facturen. De factoring van facturen vermindert de tijd en energie die nodig zijn om onbetaalde facturen te innen, door ze te verkopen aan een externe financiële instelling die het debiteurenproces verder afhandelt. Het kan bedrijven ook helpen door te zorgen voor een snellere cashflow wanneer ze die het meest nodig hebben. En het is een techniek om het gehele debiteurenproces te verbeteren, omdat het bedrijven in staat stelt facturen betaald te krijgen en tegelijkertijd flexibele betalingsvoorwaarden te bieden.

Tijdige betalingen

Een van de beste manieren om je debiteurenbeheer te verbeteren is ervoor te zorgen dat je op tijd betaald krijgt. Als jij te laat betaald krijgt, zul jij je leveranciers te laat betalen en dit veroorzaakt cashflowproblemen voor je bedrijf.

Weet wat de best practices zijn

Het is belangrijk om te weten wat de best practices zijn bij het opzetten van processen op het vlak van debiteuren. Deze praktijken worden beschreven in algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). Ongeacht de voorwaarden en systemen die je kiest, zorg er altijd voor dat je GAAP-compatibel bent.

Accounts receivable is een cruciaal onderdeel van het proces, omdat dit onderdeel ervoor zorgt dat je bedrijf wordt betaald voor alle geleverde goederen en diensten. Helaas is accounts receivable ook vaak onderdeel van het bedrijfsproces dat bedrijven op de rand van het faillissement brengt. Hoe? Klanten zijn geld verschuldigd voor producten die zij al hebben gekocht, maar niet kunnen of willen betalen. Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven weken, zo niet maanden, wachten voor ze klanten vragen om hun rekeningen te betalen. Dit kan een enorme belasting zijn op de cashflow en kan de bedrijfsvoering beïnvloeden als de uitgaven niet dienovereenkomstig aangepast kunnen worden.

AR frustreert bedrijven omdat zij niet voldoende financiële middelen ontvangen om hun activiteiten voort te zetten. Helaas is het een langzaam en vervelend onderdeel van het bedrijf dat tijd en moeite kost. De gemiddelde ondernemer is ongeveer 40 uur per week bezig met het innen van achterstallige facturen. Deze tijd kan beter elders worden besteed, zoals aan performancemanagement of strategievorming voor de toekomst.

Jouw debiteurenproces voor het innen van betalingen is een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering van een onderneming. Hoe stelt u uw accounts receivable echter in om een georganiseerd en efficiënt incassoproces te garanderen? Er bestaat geen standaardoplossing voor het opzetten van een accounts receivable proces. Hieronder vindt u enkele stappen om jouw debiteurenproces op te starten:

1. Bepaal wat je met je accounts receivableproces wilt bereiken.
2. Identificeer je klanten en maak een lijst van alle leveranciers waarmee je bedrijf zaken doet.
3. Maak een lijst van alle openstaande en achterstallige facturen.
4. Verzamel informatie over openstaande debiteurensaldo's.
5. Bepaal de kredietwaardigheid van je klanten.
6. Stel een afbetalingsplan op of onderhandel met klanten voor een forfaitaire vergoeding.
7. Volg en controleer ontvangen betalingen van klanten.
8. Ten slotte is het belangrijk om regels in te stellen voor wanneer de facturen door elke leverancier moeten worden betaald.

Vraag jij je af hoe je jouw debiteurenproces moet structureren?

Het structureren van een debiteurenproces is cruciaal voor elk bedrijf, maar het kan lastig zijn om de beste manier te vinden omdat er veel verschillende manieren zijn om zo'n proces op te zetten. De meest voorkomende typen zijn de volgende:

Werken met batches

Batchconfiguratie is een systeembrede configuratie waarmee een bedrijf één account kan opzetten om geld van al zijn klanten te innen. Deze optie is beter voor bedrijven die elke maand veel facturen moeten versturen en die tijd en geld willen besparen met het verzenden van hun grote batches. Je kunt met deze optie namelijk snel en eenvoudig facturen verzenden. Je bespaart tijd door vooraf te betalen voor de service en vervolgens worden je facturen automatisch gegenereerd.

Periodieke werkwijze

Met de periodieke instelling kunt u een factuur genereren en deze met een vaste tussenperiode naar jouw klant verzenden. Als iemand bijvoorbeeld een afbetalingsplan heeft voor een product, dan is dit de instelling die hij nodig heeft. Zij zouden de factuurgegevens en afdelingsgegevens van hun klanten in het systeem invoeren en aangeven hoe vaak zij de factuur willen genereren en verzenden.

Permanente facturatie

Bij een doorlopende factuur kunt u een klant blijven factureren voor een artikel nadat het is verzonden. Dit is de meest voorkomende manier van factureren in de wereld van e-commerce. Met deze factureringsmethode blijf je klanten factureren voor een bestelling die ze al hebben voltooid.

1. Vervolgens moet je beslissen welke gegevens je door het systeem wilt laten tracken. Wil je bijvoorbeeld dat je systeem de namen van klanten of gekochte producten bijhoudt? Dit bepaalt de instellingen van je systeem.
2. Zet in het begin een debiteurenproces op om de betalingen aan het bedrijf en de vervaldata bij te houden. Het proces moet aangeven wie verantwoordelijk is voor het innen van schulden en hoe de betaling zal worden uitgevoerd.

Accounts receivable processen kunnen ingewikkeld zijn, maar het is mogelijk om met wat geduld en organisatie een proces op te zetten dat goed werkt voor jouw bedrijf. En vergeet niet dat het opzetten van een debiteurenproces de basis is voor een winstgevend en soepel draaiend bedrijf!