Le processus de gestion des créances est un composant essentiel de la gestion financière d'une entreprise, car des créances efficaces contribuent au bon maintien du flux de trésorerie. Peu importe que vous disposiez des meilleurs produits ou services, vous ne pouvez pas maintenir vos opérations si vous n'avez pas assez d'argent pour payer vos dépenses. Sans oublier que la gestion de ces produits et services comprend la gestion des comptes clients, l'application de réductions en cas de paiements anticipés et l'automatisation des tâches manuelles pour gagner du temps. Améliorer votre processus de gestion des créances signifie inévitablement améliorer votre flux de trésorerie. Consacrer du temps et des efforts à l'optimiser en vaut donc la chandelle.
Comment améliorer votre processus de gestion des créances ?
Vous pouvez améliorer votre processus de gestion des créances afin de rationaliser les comptes clients et faire en sorte que les paiements soient effectués en toute simplicité.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez optimiser vos comptes clients grâce à ces idées d'amélioration du processus de créances et ainsi garantir un accès sans entrave à vos fonds durement gagnés !
Qu'est-ce que le traitement des créances ?
Le traitement des créances améliore le recouvrement des créances d'un client, généralement organisé sous forme de versements mensuels. Vous pouvez par exemple configurer un système de facturation et travailler avec les clients pour vous assurer qu'ils disposent des fonds disponibles pour régler leurs factures. Vous pouvez également envoyer aux clients des rappels lorsque leurs plans de remboursement arrivent à échéance. Le traitement des créances implique également de suivre les paiements et les factures en retard.
Le processus de gestion des créances regroupe de nombreuses tâches, parmi lesquelles :
1. Le client soumet un bon de commande à l'entreprise pour les biens ou services qu'il souhaite. L'entreprise, elle, envoie ensuite une facture au client, laquelle précise les conditions et les modes de paiement (carte bancaire, virement ou chèque).
2. La réception du paiement de la part des clients pour des biens et services déjà achetés.
3. Le traitement de ces paiements, le plus souvent sous forme d'entrée dans un système comptable, afin de les attribuer au compte espèces ou au compte fournisseur approprié. Cela implique de saisir la transaction dans votre système comptable, soit automatiquement à l'aide d'un processeur de paiement en ligne, soit manuellement.
4. Le recouvrement des sommes encore dues par les clients. À ce stade, les transactions apparaîtront dans votre rapport de comptes clients. Réalisez des rapprochements entre les montants facturés et les montants payés avant de traiter d'autres factures, afin d'éviter tout potentiel problème dans votre flux de trésorerie. Assurez-vous que tous les recouvrements de créances sont effectués correctement et dans les temps afin d'éviter toute erreur ou tout retard en lien avec la facturation et les paiements.
5. L'actualisation des relevés des transactions des clients pour s'y référer à l'avenir. Vous devez régulièrement suivre vos rapports de comptes clients pour vous assurer d'avoir bien reçu tous les paiements de vos clients. De cette façon, vous n'aurez pas à appliquer de frais de retard ou de pénalités, extrêmement coûteux en cas de perte de revenus.
Pourquoi est-il important de suivre les créances ?
Les comptes clients sont un indicateur important pour toute entreprise, et pour cause : un système de gestion des créances performant témoigne de la capacité de votre entreprise à demeurer solvable et à respecter ses obligations. En tant que chef(fe) d'entreprise, il est essentiel de suivre les montants dus et de les comparer aux montants reçus. Cela vous aidera à identifier tout problème financier avant qu'il ne soit trop tard.
Et en cas de processus de créances défaillant ? Permettre aux comptes clients de dépasser trop longtemps leur date d'échéance peut entraîner une perte de flux de trésorerie et de clients. De même, le fait de ne pas procéder au recouvrement d'un compte peut affecter la cote de solvabilité d'un client, compliquant davantage le paiement en temps opportun des futures factures. Enfin, le suivi des comptes clients permet d'identifier les clients qui risquent de ne pas payer leurs factures. Vos professionnels du recouvrement peuvent contacter et rappeler aux clients la date d'échéance de leur paiement. De cette façon, vous pouvez éviter les créances irrécouvrables et maintenir des relations positives avec vos clients.
Vous surveillez vos créances mais vous ne savez pas si votre méthode est adéquate ? Retrouvez ci-dessous quelques étapes simples pour opérer une surveillance des créances optimale :
Recueillir et vérifier les coordonnées
Recueillir les coordonnées de vos clients constitue une étape essentielle de la surveillance des comptes clients. Sans coordonnées précises, il peut être quasiment impossible de recouvrer des comptes clients. Vous devez également vérifier leur exactitude. Ainsi, vous pourrez entamer le processus de recouvrement des montants dus à votre entreprise.
Suivre les factures impayées
Suivre le montant dû, le client associé et le bien ou le service lié peut vous aider à devancer tout litige ou problème de gestion de la trésorerie. Ce processus vous aidera également à déterminer si votre entreprise est rentable ou s'il vous faut restructurer vos opérations. Bon nombre de méthodes existent pour surveiller les factures impayées, à l'image des notifications par e-mail et des appels automatisés. Quelle que soit la méthode choisie, ces solutions peuvent vous aider à éviter les retards de paiement et les pertes de revenus, permettant ainsi à votre entreprise de se développer.
Mettre en place une surveillance interne et externe
Un processus moderne de gestion des comptes clients est essentiel à la réussite de toute entreprise. Si votre entreprise présente un solde d'impayés de plus de 30 jours, c'est peut-être le signe qu'il vous faut mettre en place un système de surveillance. La meilleure façon de surveiller vos comptes clients ? Adopter une approche à la fois interne et externe ! Sur le plan interne, vous pouvez suivre les clients qui vous doivent encore de l'argent et les contacter à propos du paiement. De cette façon, vous vous assurez de recevoir votre dû. Sur le plan externe, vous pouvez demander à une société tierce de procéder au recouvrement. L'externalisation est une excellente option pour les personnes souhaitant déléguer une majeure partie de cette procédure.
Idées d'amélioration du processus de gestion des créances
L'amélioration du processus de créances est l'un des aspects les plus importants d'une entreprise, quelle qu'elle soit. Il est indispensable que les entreprises soient nombreuses à procéder à l'amélioration des processus à tous les niveaux. Celles disposant d'un grand nombre de créances, en particulier, recherchent toujours des moyens d'améliorer leur processus de créances. Retrouvez ci-dessous différentes façons de vous assurer que vos processus de créances sont optimisés :
Affacturer
L'affacturage est la technique d'amélioration du processus de créances la plus courante. Elle permet de réduire le temps et l'énergie nécessaires pour recouvrer des factures impayées en permettant à une institution financière tierce d'acheter une facture auprès d'un fournisseur et de gérer le processus de recouvrement des créances. Cette technique peut également aider les entreprises en les dotant d'un flux de trésorerie plus rapide lorsqu'elles en ont le plus besoin. Enfin, il s'agit d'une technique commune d'amélioration des processus de créances, car elle permet aux entreprises de recouvrer leurs clients tout en offrant des conditions de paiement flexibles.
Recouvrer au moment opportun
L'un des meilleurs moyens pour améliorer ce processus est de vous assurer que vous recouvrez vos créances à temps. Si vos recouvrements sont en retard, vous serez en retard dans le paiement de vos fournisseurs, entraînant alors des problèmes de trésorerie pour votre entreprise.
Suivre les bonnes pratiques
Il est important de connaître les bonnes pratiques lors de la configuration d'un processus de créances. Ces pratiques sont décrites au sein des principes comptables (GAAP) . Quels que soient les conditions et les systèmes que vous choisissez, vous devrez veiller à demeurer conforme à ces principes.
Pourquoi les créances forment-elles un composant essentiel du processus ?
Les créances sont une partie cruciale du processus, car c'est à ce moment que votre entreprise est payée pour tous les biens et services fournis. Malheureusement, les créances font également partie du processus métier ayant conduit de nombreuses entreprises au bord de la faillite. Comment est-ce possible ? Simplement car les clients doivent de l'argent pour les produits qu'ils ont déjà achetés, mais ne vous paient pas. Il n'est pas rare que les entreprises attendent des semaines, voire des mois, avant que les clients ne paient leurs factures. Cela peut représenter une énorme perte de trésorerie et affecter les activités de l'entreprise si elle ne peut pas ajuster ses dépenses en conséquence.
Les créances sont un point de frustration pour les entreprises, car ces dernières ne reçoivent pas l'argent nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de leurs activités. Malheureusement, il s'agit d'une partie lente et fastidieuse de l'entreprise, qui nécessite autant de temps que d'efforts. En moyenne, les employés consacrent environ 40 heures par semaine au recouvrement des factures en retard. Ces heures pourraient être allouées ailleurs, pour la gestion du rendement ou l'élaboration de stratégies, par exemple.
Comment mettre en place un processus de gestion des créances ?
Votre processus de gestion des créances fait partie intégrante des tâches quotidiennes d'une entreprise. Alors, comment configurer vos comptes clients pour assurer un processus de recouvrement aussi organisé qu'efficace ? Lorsqu'il s'agit de mettre en place un tel processus, il n'existe pas de solution universelle. Voici quelques-unes des étapes à suivre pour que votre processus de gestion des créances soit opérationnel :
- Définissez les éléments que votre processus de créances doit accomplir.
- Identifiez vos clients et créez une liste de tous les fournisseurs avec lesquels votre entreprise travaille.
- Créez une liste de toutes les factures impayées et en retard.
- Recueillez des informations sur les soldes des comptes clients.
- Déterminez la solvabilité du client.
- Mettez en place un plan de remboursement ou négociez un paiement forfaitaire avec les clients.
- Suivez et surveillez les paiements reçus des clients.
- Configurez des règles venant définir les moments où les factures doivent être payées par chaque fournisseur.
Vous ne savez pas comment structurer votre processus de créances ?
Construire un processus de gestion des créances est indispensable pour toutes les entreprises. Toutefois, le processus parfait peut s'avérer compliqué, car il existe de nombreuses configurations. Voici les configurations les plus courantes :
Configuration groupée
Il s'agit d'une configuration à l'échelle du système, qui permettra à une entreprise de configurer un seul compte pour recouvrer des créances auprès de tous ses clients. Cette option est idéale pour les entreprises qui ont beaucoup de factures à envoyer chaque mois et qui souhaitent économiser du temps et de l'argent en envoyant facilement, rapidement et de manière groupée ces importants volumes. Gagnez du temps en payant le service à l'avance : vos factures seront ensuite générées automatiquement.
Configuration périodique
La configuration périodique vous permet de générer une facture et de l'envoyer à votre client à intervalles fixes. À titre d'exemple, lorsqu'un plan de paiement mensuel est appliqué pour un produit, il s'agit de la configuration la plus adaptée. Cette personne pourra configurer les informations de facturation et de service du client dans le système et lui indiquer la fréquence à laquelle elle souhaite que la facture soit générée et envoyée.
Configuration perpétuelle
Ce type de configuration vous permet de continuer à facturer un client pour un article déjà expédié. Il s'agit du type de facturation le plus courant dans le monde du e-commerce. C'est une méthode qui vous laisse facturer les clients pour une commande qu'ils ont déjà effectuée.
- Définissez le type de données que votre système doit suivre, comme le nom des clients ou les produits achetés. Cela vous aidera à déterminer la façon dont votre système doit être configuré.
- S'il s'agit de votre première fois, configurez vos processus de créances de telle sorte qu'ils suivent les paiements dus à l'entreprise et les dates d'échéance. Le processus doit identifier les personnes responsables du recouvrement et la façon dont le paiement sera appliqué.
Conclusion
Les processus de créances peuvent être compliqués. Toutefois, avec un peu de patience et d'organisation, il est tout à fait possible de concevoir le processus le plus adapté à votre entreprise. Configurer un tel processus contribue grandement à la rentabilité et au bon fonctionnement de votre entreprise… pensez-y !