3 considérations clés pour la gestion des créances à distance

Les responsables des créances constatent qu'un recours accru au numérique et une meilleure automatisation des processus augmentent la productivité de leur personnel à distance. 

Le 22 avril 2020, Billtrust a accueilli toute une panoplie de clients éminents pour discuter de sujets liés à la transition vers un environnement de gestion des créances à distance pendant la pandémie de COVID-19.

Panélistes présents :

Kendel Kirk
Responsable de la facturation et de la conformité
Thomson Reuters

Rob Brunton
Vice-président des services partagés
GlobalTranz

Staci Cima
Credit manager d'entreprise
Huttig Building Products

Jon Fraser
Chargé des comptes nationaux
Billtrust

L'article suivant résume les sujets abordés et présente les contributions des panélistes à la discussion.

• Pratiquement tous les employés non liés aux opérations travaillent à distance.
• Les activités de recouvrement sont perturbées par l'absence des clients au bureau.
• Les clients et les employés doivent faire face à des bouleversements dans leur vie privée et professionnelle.

Source : Sondage auprès des membres du Transportation Revenue Management Group sur la COVID-19, 15 avril 2020.

Résumés des réactions des panélistes :

Rob Brunton, GlobalTranz : GlobalTranz a pu mettre en place le télétravail en moins d'une semaine en adoptant une approche par étapes. Les équipements et les politiques d'accès ont dû être modifiés pour soutenir la transition.

Staci Cima, Huttig : La majorité de l'équipe de gestion des créances et des recouvrements de Huttig travaillait déjà à distance avant la pandémie de COVID-19. Le département utilisant principalement le numérique, la transition s'est faite en douceur. L'ensemble de l'équipe appréciait énormément les investissements déjà réalisés dans la transformation numérique.

Huttig a vu la situation comme l'occasion de pousser la transformation numérique encore plus loin. L'entreprise a tout mis en œuvre pour que plus de clients acceptent la facturation électronique et en a également fait la demande à davantage de fournisseurs.  

Kendel Kirk, Thomson Reuters : Le VPN s'est avéré être un défi lors de la transition vers le télétravail. Un des objectifs était également d'aider les employés à être productifs à la maison en leur permettant d'emporter des écrans supplémentaires et en créant une série de contenus contenant des conseils liés à la productivité.

« Une enquête menée par Pulse cette semaine à l'échelle mondiale par a révélé que la moitié des quelque 50 entreprises de son réseau utilisent une forme de robotique ou d'automatisation pour aider les travailleurs de première ligne à faire face à la pandémie. »

Source : Wall Street Journal. « Calling All Robots: Businesses Automate the Battle Against Coronavirus. »

Staci Cima, Huttig : Huttig travaille déjà avec Billtrust Credit. L'entreprise a réduit de moitié le temps nécessaire à l'approbation des crédits. Le temps supplémentaire a été utilisé pour assurer la gestion des recouvrements, qui représentait un défi majeur.

Huttig avait prévu de mettre en œuvre la solution Billtrust Collections, mais avait retardé le projet et le regrette maintenant. L'entreprise effectue toujours le recouvrement sur des feuilles de calcul Excel. Un disque partagé a été mis en place afin que tous les agents de recouvrement puissent accéder aux notes de leurs collaborateurs au cas où l'un d'eux tomberait malade et que ses tâches doivent être gérées par quelqu'un d'autre, mais cela a été un processus difficile.

Ils ont hâte que la solution Billtrust Credit soit mise en œuvre et de pouvoir disposer ainsi de listes de tâches intelligentes, de notes partagées et de contacts automatisés.

Kendel Kirk, Thomson Reuters : Thomson Reuters a mis davantage l'accent sur la transformation numérique au cours des dernières années. L'entreprise enregistre un taux de facturation électronique de 68 %, ce qu'elle apprécie grandement.

Désormais, ils se concentrent sur la façon de stimuler les paiements numériques. Ils envisagent d'utiliser davantage le paiement par carte bancaire même s'ils s'inquiètent des frais. En effet, ils ont conscience qu'il est important que leurs clients aient la possibilité de payer via ce mode.

Rob Brunton, GlobalTranz : 90 % de clients de GlobalTranz sont passés au numérique. Ils utilisent l'automatisation de Billtrust, d'autres fournisseurs et des solutions internes. 

• Mettre en place le paiement par carte bancaire dans des domaines jusque-là non envisagés
• Proposer des solutions de paiement en libre-service
• Réévaluer les politiques de créance

Kendel Kirk, Thomson Reuters : L'entreprise cherche des solutions pour contrôler les frais liés à l'acceptation des paiements par carte bancaire, en se concentrant principalement sur le traitement des données de niveau 3. Elle soulève des questions difficiles sur la fréquence à laquelle les paiements par carte bancaire seraient acceptés car elle a conscience de la valeur du canal pour les clients ayant un faible flux de trésorerie.

Rob Brunton, GlobalTranz : L'ensemble du processus de gestion des créances de GlobalTranz est automatisé. L'entreprise a examiné la logique et veille à ce qu'elle corresponde aux besoins actuels de ses clients.

Staci Cima, Huttig : Aujourd'hui, lors de l'examen des demandes de crédit, Huttig se concentre davantage sur les clients individuellement, plutôt que sur les tendances du secteur des clients. Beaucoup de leurs clients achètent encore, mais en raison de la faiblesse des flux de trésorerie, ils demandent des conditions différentes.

Sujet bonus : Enseignements sur la productivité en matière de télétravail

Kendel Kirk, Thomson Reuters : Auparavant, Thomson Reuters n'offrait pas la possibilité de travailler à domicile, mais l'entreprise a constaté que son équipe peut être très productive tout en travaillant à distance.

Staci Cima, Huttig : Huttig avait déjà constaté une augmentation de la productivité de ses employés qui travaillaient auparavant à domicile.

Rob Brunton, GlobalTranz : Étonnamment, depuis que l'équipe travaille à distance, la productivité est en hausse.

La crise actuelle nous amène toutes et tous à repenser nos activités, tant dans notre vie privée que professionnelle. Chez Billtrust, nous mettons tout en œuvre pour aider nos clients à maintenir leurs flux de trésorerie et leur activité. Pour en savoir plus sur ce que nous faisons pour nos clients, consultez les guides relatifs à nos solutions.

Si vous souhaitez parler à un expert sur la façon dont Billtrust peut soutenir les initiatives continues de votre entreprise dans la transformation numérique, veuillez contacter [email protected].