Les entreprises n'apprécient pas les dépenses et préfèrent garder autant de trésorerie que possible. Et c'est logique : elles déploient de nombreux efforts pour gagner cet argent. Il serait vain d'affirmer que vos clients sont heureux de régler leurs factures, mais il existe un moyen de les amener à effectuer plus facilement leurs règlements chaque mois.
La relation entre une entreprise et ses clients
Concernant le paiement des factures, des études intéressantes nous permettent de comprendre la relation qui lie une entreprise à ses clients. Selon CMO.com, les entreprises centrées sur leurs clients sont 60 % plus rentables que celles qui priorisent d'autres aspects. En outre, une enquête Harris Interactive a observé que 90 % des spécialistes du marketing affirment que l'individualisation des clients est une priorité : plus l'approche est personnalisée, plus les chances d'obtenir une réponse positive sont grandes.
La technologie évolue et facilite les paiements électroniques
La technologie a changé les attentes des consommateurs de toutes les manières et partout. Il suffit de constater tout ce que les consommateurs parviennent à effectuer en toute simplicité : commander des articles sur Amazon, payer en un clic, déposer des chèques ou même commander une pizza sur une application. Les entreprises évoluent constamment et enrichissent leurs offres aux consommateurs pour faciliter leur vie et leurs achats. La règle est simple : plus vous facilitez vos processus d'achats, plus vos clients effectueront souvent leurs achats chez vous. Quand le parcours d'achat est fastidieux et difficile, les consommateurs vont voir ailleurs.
Malheureusement, de nombreuses entreprises B2B ne tiennent pas compte de cette tendance lorsqu'elles reçoivent et traitent les paiements de leurs clients. Envoyer les factures aux clients et traiter leurs paiements constituent des activités orientées client. Elles sont tout aussi essentielles pour le client que de parcourir votre inventaire ou de bénéficier d'un excellent service.
Dans le commerce B2B, la plupart des fournisseurs ne disposent pas d'un portail où les clients peuvent se connecter, consulter une facture ou l'historique de facturation, effectuer des paiements, et signaler des litiges. Les clients sont alors contraints d'appeler le service facturation, à des heures précises (généralement, entre 9 h et 16 h) et avec des temps d'attente assez longs. Une procédure qui non seulement agace les clients, mais qui coûte également au fournisseur du temps et de l'argent. Et si votre entreprise compte des clients récurrents, qui vous achètent fréquemment des produits ou services, cette procédure est d'autant plus vitale.
L'intérêt d'émettre une facture et un contrat
En soi, une facture ne constitue pas un document juridiquement contraignant. Mais si vous combinez cette facture à un contrat, vous disposez d'un document que vous pouvez utiliser si vous devez intenter une action en justice à l'encontre d'un client. Un contrat doit stipuler des délais de paiement clairs de sorte que vos paiements interviennent au moment prévu. Il doit également contenir les informations essentielles relatives à la transaction. Avant d'initier toute relation commerciale, votre client et vous-même devez approuver les termes du contrat.
Comment s'assurer qu'un client paie
Pour vous assurer qu'un client vous paie (et qu'il le fasse dans les temps), il convient de définir clairement les délais, les frais, les modalités de paiement et autres informations importantes. De cette manière, vos clients – et notamment vos nouveaux clients – ont connaissance de votre politique de paiement, y compris de la date d'envoi des factures et de la date d'échéance. Vos conditions de paiement peuvent varier : « à 30 jours nets », « à 45 jours nets » ou « paiement à réception ». Cette approche vous permet de maintenir votre flux de trésorerie.
Ces obstacles ne sont pas insurmontables. Je vais d'ailleurs vous exposer quelques bonnes pratiques qui vous aideront à résoudre vos problèmes de facturation.
Comment convaincre les clients d'effectuer un paiement
Je vais vous présenter 5 solutions pour inciter vos clients à vous payer.
1. Offrez-leur un accès à un portail en libre-service pour consulter l'historique de leurs factures.
Pour des paiements plus rapides (et un impact positif sur le flux de trésorerie), montrez à vos clients qu'ils peuvent consulter l'historique de leurs factures et de leurs paiements sur un portail en libre-service. Ils ont perdu une facture ? Ce n'est pas grave, puisque tout est consigné sur le portail. Ils ne se souviennent pas s'ils ont réglé une facture ? Aucun problème : expliquez-leur où consulter leurs paiements. Et s'ils se posent toutes ces questions à 3 h du matin, vous pouvez les rassurer en leur indiquant que ces informations sont accessibles à tout moment.
2. Demandez-leur comment ils préfèrent recevoir leurs factures.
Les processus de comptes fournisseurs diffèrent d'un client à l'autre. Certains clients préfèrent recevoir une facture par poste, tandis que d'autres exigent des factures consolidées. Quelques-uns disposent de systèmes de comptes fournisseurs, mais la plupart possèdent un logiciel de comptabilité. En envoyant automatiquement les factures dans le format souhaité, les paiements interviendront plus rapidement. Après tout, l'expérience client est plus importante que jamais.
3. Faites le travail à la place de vos clients.
L'envoi d'une facture au format PDF ou papier implique d'entrer manuellement les données dans le système. Exploitez les technologies d'automatisation de la facturation et des paiements B2B et fournissez un fichier de données qui s'importe directement dans le logiciel QuickBooks ou le système de votre client. Résultat : vous accélérez les paiements et le flux de trésorerie.
4. Basculez les clients de la facture au paiement électronique, en un clic.
Imaginez : je suis membre de l'équipe chargée des comptes fournisseurs et je reçois une facture de votre entreprise dans ma boîte de réception. Je clique sur le bouton « Payer maintenant », ce qui me redirige vers un portail de paiement où le solde de mon compte et mon mode de paiement apparaissent. La suite ? J'effectue un transfert ACH sécurisé. Incroyable ! J'ai terminé !
5. Activez une fonctionnalité de prélèvement automatique.
Vous avez certainement oublié que vous payez vos factures d'électricité et d'eau chaque mois parce que vous avez opté pour le prélèvement automatique il y a des années. Pourquoi ne pas apporter la même simplicité aux factures de votre entreprise ?
Transferts ACH (Automated Clearing House)
ACH est le nom donné à un réseau financier américain qui sert à effectuer des paiements électroniques et des transferts d'argent. Si les entreprises apprécient le système ACH, c'est parce qu'il offre un moyen sécurisé de transférer de l'argent d'un compte bancaire à l'autre sans utiliser d'espèces, de réseaux de cartes de crédit, de chèques ou de virements bancaires. Accepter les paiements ACH constitue donc un autre moyen de garantir un flux de trésorerie positif.
Comment recevoir des paiements par transferts ACH ?
Lorsque vous discutez avec de nouveaux clients, présentez-leur le système ACH dès le début de vos échanges et tout au long de leur onboarding. Si vous rencontrez vos clients, évoquez la possibilité de payer par transfert ACH. Vos clients pourront également mieux comprendre de quelles options de paiement ils disposent.
Amener vos actuels clients à payer par le système ACH est une tout autre histoire. En effet, leurs attentes en matière de paiement ont déjà été établies. De plus, certains clients peuvent être réticents à adopter un nouveau processus de paiement. Cependant, cela ne vous empêche pas de leur présenter les avantages du système ACH. Par exemple, ils n'auraient plus à s'inquiéter de payer dans les délais puisque les fonds seraient prélevés sur le compte bancaire de leur entreprise.
Vous pouvez également attendre le renouvellement d'un contrat pour évoquer le paiement ACH. Cette approche vous permet de répondre aux inquiétudes de vos clients et d'aborder avec eux les avantages et les inconvénients du traitement des paiements ACH par rapport au traitement des cartes de crédit. Vous pourriez essuyer un refus ; préparez-vous donc à écouter les arguments de vos clients et à revenir sur la question ultérieurement.
Comment convaincre vos clients de vous payer
Lorsque j'explique à des équipes qu'il est tout à fait possible d'inciter les clients à régler leurs factures, elles sont surprises. Et quand je leur dis que c'est non seulement possible, mais qu'en plus, c'est moins coûteux que leurs actuelles méthodes de facturation, je les cloue sur place. Examinez vos processus et évaluez leur efficacité. Peut-être constaterez-vous que de nombreuses améliorations sont possibles.