Qu’est-ce qu’un réseau de paiement d’entreprise ?

Un réseau de paiement B2B (souvent appelé réseau de paiement numérique) est une plateforme de paiement interentreprises qui automatise les transactions financières entre acheteurs et fournisseurs. Ces réseaux sont dédiés aux paiements électroniques, et notamment ceux effectués par transfert ACH (Automated Clearing House), virement bancaire et carte de crédit.

Les réseaux de paiement d'entreprise existent parce que l'écosystème de paiement B2B actuel regorge de processus inefficaces. Les chèques papier représentent toujours 33 % des paiements B2B, ce qui en fait un mode de paiement interentreprises prédominant, et ce même s'ils doivent être traités manuellement et envoyés par la poste, entraînant par la même occasion des retards (et donc des coûts). Les paiements électroniques sont de plus en plus courants, mais ils posent également plusieurs défis, que nous allons aborder ci-dessous.

Les chèques papier représentent toujours 33 % des paiements B2B.

Alors que les équipes chargées de la gestion des créances tentent d'apprivoiser les portails de comptes fournisseurs qui leur sont inexorablement imposés par leurs clients, elles constatent de plus en plus que ce passage à la facturation électronique peut être coûteux et frustrant. En effet, leur travail est ralenti par des processus obsolètes qui entraînent une accumulation de coûts et de risques, même avec les paiements électroniques. Voici quelques-uns des problèmes auxquels elles sont confrontées :

• Retards et coûts de main-d'œuvre importants dus au traitement et au rapprochement des chèques papier
• Boîtes postales peu pratiques et (encore une fois) coûteuses
• Important travail manuel nécessaire pour trier et ouvrir les e-mails, puis les faire correspondre aux factures
• Épuisement et attrition des employés submergés par des tâches manuelles répétitives
• Haut niveau de personnalisation manuelle requis pour l'intégration des différents portails de comptes fournisseurs
• Atteinte à la réputation et plaintes des clients
• Problèmes de conformité aux normes de l'industrie des cartes de paiement (PCI) lorsqu'il s'agit d'accepter des paiements par carte de crédit
• Commissions d'interchange
• Problèmes et risques de sécurité liés à l'utilisation et à l'enregistrement de plusieurs identifiants et mots de passe
• Vulnérabilité des données, car elles sont stockées (souvent de manière non centralisée) sur des systèmes non sécurisés
• Erreurs humaines inévitables (et coûteuses)
• Manque de visibilité et de contrôle sur les flux de trésorerie
• Lenteur dans la réception des paiements, quel qu'en soit le format

Penchons-nous sur certains des principaux problèmes auxquels sont confrontées les équipes chargées des créances qui tentent de gérer les paiements électroniques sans tirer parti de réseaux de paiement numérique.

Les transferts ACH et les virements bancaires sont des modes de paiement électronique rapides et peu coûteux. Mais ils posent un problème majeur aux équipes de gestion des créances : les paiements envoyés à un fournisseur via transfert ACH ou virement bancaire ne contiennent pas suffisamment d'informations sur la transaction pour pouvoir la faire correspondre à la facture appropriée dans le cadre du processus de trésorerie. 

Pour pouvoir relier les fonds reçus au(x) document(s) concerné(s), l'équipe de comptabilité clients du fournisseur a besoin des données de versement indiquant qui a effectué le paiement et quelle(s) facture(s) les fonds sont censés régler. 

Ces données de versement sont souvent transmises séparément, soit par e-mail, soit via un portail Web. Afin d'obtenir les informations et de faire correspondre les fonds, un professionnel chargé des créances doit récupérer les détails des versements manuellement, ce qui ralentit le processus et mobilise les ressources.

Les paiements par transfert ACH et virement bancaire sont souvent envoyés sans les données de versement. L'acheteur doit donc fournir séparément les informations pertinentes au fournisseur, généralement par e-mail ou via un portail Web.

Un réseau de paiement numérique comme la solution Business Payments Network de Billtrust utilise l'automatisation intelligente pour extraire, normaliser, agréger et transmettre les données de versement des e-mails et des portails Web au système du fournisseur. 

Ensuite, le fournisseur peut facilement accéder aux données de versement pour relier correctement les fonds reçus aux factures impayées. Cela améliore rapidement le flux de trésorerie de l'entreprise, qui devient en même temps plus transparent et prévisible.

Les paiements par carte de crédit sont généralement accompagnés de données de versement, ce qui fait un problème en moins à gérer. Cependant, ils impliquent également des commissions d'interchange qui peuvent être difficiles à contrôler et réduire les marges des fournisseurs. 

De nombreuses entreprises se sentent obligées d'accepter les paiements par carte de crédit parce ce qu'il s'agit du mode de paiement préféré de leurs clients, mais elles ont du mal à limiter les frais.

Un réseau de paiement numérique tel que la solution Business Payments Network de Billtrust peut contribuer à réduire les commissions d'interchange que les fournisseurs doivent payer pour accepter les paiements électroniques en traitant les paiements par carte de crédit dotés d'un niveau de données plus élevé.

Le traitement des cartes de crédit est classé en trois niveaux de données : 1, 2 et 3. Chaque niveau représente une certaine quantité d'informations sur le paiement. Le niveau 1 contient le moins de données et le niveau 3 le plus. 

Les transactions par carte soumises avec des informations de niveau 2 et de niveau 3 peuvent entraîner des commissions d'interchange inférieures, car les émetteurs de cartes de crédit ont davantage confiance dans la légitimité de la transaction. Cependant, il peut être difficile pour de nombreuses entreprises de fournir des données de niveau 2 et de niveau 3 avec chaque transaction. 

La solution Business Payments Network de Billtrust aide les entreprises à traiter leurs transactions avec des volumes de données plus importants et à réduire ainsi les commissions d'interchange.

Voici quelques éléments à prendre en compte au moment de décider si votre entreprise doit opter ou non pour un réseau de paiement numérique :

• Si vous êtes une grande entreprise qui opère dans plusieurs régions, vous devriez envisager une solution globale de pointe capable de se connecter aux portails de comptes fournisseurs dans la plupart ou même la totalité des régions dans lesquelles vous exercez vos activités.  
• Assurez-vous qu'il s'agit d'une solution éprouvée d'un fournisseur leader du secteur avec une bonne assistance client.
• Veillez à ce qu'elle offre évolutivité et flexibilité, car un réseau de paiement numérique est plus qu'une solution aux défis d'aujourd'hui. Considérez-le plutôt comme une opportunité de croissance pour votre entreprise qui vous permettra de faire évoluer efficacement et facilement vos opérations de gestion des créances, quels que soient les régions, les portails, les clients et les opportunités commerciales.

Les réseaux de paiement d'entreprise sont une toute nouvelle technologie, aussi les entendrez-vous peut-être être mentionnés sous le nom de réseaux de paiement numériques, de services de paiement d'entreprise ou même de solutions de paiement d'entreprise. Quelle que soit leur dénomination, les meilleurs d'entre eux, comme la solution Business Payments Network de Billtrust, sont inestimables pour surmonter les problèmes auxquels les équipes de gestion des créances modernes sont confrontées en ce qui concerne les paiements électroniques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Business Payments Network de Billtrust, développé en partenariat avec Visa, veuillez remplir le formulaire de contact.