Auparavant, la transformation numérique de la gestion des créances était vue comme une tendance. Aujourd'hui, c'est une nécessité pour les entreprises qui souhaitent prospérer.
Dans les premières semaines qui ont suivi le début de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont enclenché le mode survie. Les équipes se sont soudainement retrouvées en télétravail et les processus ont été complètement transformés pour assurer la sécurité des employés et des clients.
De nombreux modèles économiques et épidémiologiques récents voient cet épisode comme s'inscrivant désormais sur le long terme, avec une éventuelle recrudescence du taux d'infection à l'automne et une reprise de l'économie plus lente que ce qui était annoncé.
La transformation numérique de la gestion des créances est désormais censée aider les entreprises à prospérer dans le contexte d'incertitude qui est désormais le nôtre.
L'heure de l'adoption électronique
Faire appel au service postal pour transmettre des factures et des paiements constitue un risque commercial majeur. Les restrictions imposées au courrier international et la rétention du courrier dans les bureaux de poste entraînent d'importants retards de présentation et de paiement pour les entreprises. Pour assurer la continuité des activités et les flux de trésorerie, les factures doivent être envoyées et les paiements reçus le plus rapidement possible. Malheureusement, les entreprises ne peuvent plus compter sur l'aide du service postal pour cela.
Billtrust recommande vivement aux fournisseurs de passer à l'envoi de factures électroniques et de se préparer également à accepter les paiements électroniques. Nous sommes conscients que l'incertitude qui plane autour de nous n'incite peut-être pas les entreprises à redéfinir leurs processus, pourtant leur avenir en dépend.
L'équipe Billtrust chargée de l'adoption électronique peut vous aider à encourager la délivrance de factures électroniques plutôt que sur papier.
L'équipe Billtrust chargée de l'adoption électronique peut vous aider. Nous personnalisons et exécutons des campagnes personnalisées d'adoption électronique par e-mails, destinées aux clients de nos clients, afin d'encourager et promouvoir la délivrance de factures électroniques en lieu et place des documents papier.
Nous simplifions le processus de numérisation en fournissant un lien personnalisable permettant de s'inscrire en quelques secondes seulement, ce qui se traduit souvent par des économies quasi immédiates pour nos clients.
Les communications sur l'adoption électronique encouragent également le passage aux paiements électroniques en plus des factures électroniques. Les clients de Billtrust peuvent améliorer leur flux de trésorerie et réduire le délai moyen de recouvrement des créances (DSO), tout en respectant les préférences de paiement de leurs clients.
Surmonter les défis liés aux portails
La prolifération des portails de comptes fournisseurs en ligne au cours des dernières années peut, à certains égards, être perçue comme une tendance positive, indiquant que les acheteurs reconnaissent la valeur qu'offre la réception des factures par voie électronique. Toutefois, le paysage actuel représente un défi majeur pour les fournisseurs dont les équipes chargées des créances sont obligées de saisir manuellement les factures sur différents de portails en ligne, qui peuvent parfois se compter par dizaines.
La pandémie de COVID-19 est venue ajouter une dose de stress supplémentaire. Les entreprises demandent à leurs employés de rester chez eux, sauf que le fonctionnement des équipes chargées des créances n'est bien souvent pas optimisé pour le télétravail. Nos clients nous ont expliqué les différentes raisons pour lesquelles leurs équipes ont du mal à assumer leur charge de travail :
- De nombreuses équipes s'appuient sur des ordinateurs de bureau et ne bénéficient pas d'ordinateurs portables, VPN et autres outils de travail à distance nécessaires pour effectuer leurs tâches à domicile.
- En temps normal, assumer une telle charge de travail demande une collaboration étroite entre les individus. Les équipes ainsi dispersées ont du mal à rester aussi efficaces et productives que lorsqu'elles travaillent au sein du même espace.
- De nombreuses équipes ne sont pas en mesure de recevoir des factures papier qui ont été envoyées à un bureau, ce qui les oblige à interagir davantage avec les acheteurs, en plus d'allonger les processus order-to-cash.
Billtrust peut vous aider dans ce domaine.
Billtrust peut publier des factures sur plus de 200 portails de comptes fournisseurs, sans intervention manuelle de votre équipe.
L'automatisation des portails client a été conçue pour remplacer les tâches de saisie manuelle de vos équipes chargées des créances et vous permettre de charger rapidement vos factures pour faciliter les paiements.
Grâce à votre fichier de facturation, les experts Billtrust peuvent concevoir une stratégie d'automatisation optimale pour les portails utilisés par vos acheteurs. Nous sommes déjà connectés à plus de 200 portails de comptes fournisseurs et sommes capables de nous adapter à n'importe quel portail que vos acheteurs utilisent. Nous recevrons vos factures sous 24 heures sans que votre équipe n'ait à faire quoi que ce soit.
Même si le monde nous donne l'impression de tourner au ralenti, la numérisation des créances, elle, ne fait que s'accélérer.
Chez Billtrust, nous mettons tout en œuvre pour aider nos clients à maintenir leurs flux de trésorerie et leur activité. Pour en savoir plus sur ce que nous faisons pour nos clients, consultez les guides relatifs à nos solutions.
Si vous souhaitez parler à un expert de la façon dont nous pouvons soutenir les initiatives continues de votre entreprise en matière de transformation numérique, veuillez contacter Billtrust.